Option de remplacement de la déclaration relative aux opérations importantes en espèces

Ne s'applique qu'aux entités financières

Les entités financières, c'est-à-dire les banques, les coopératives de crédit, les caisses populaires, les sociétés de fiducie et de prêt, et les mandataires de Sa Majesté qui se livrent à l'acceptation de dépôts, peuvent être en mesure de choisir l'option de remplacement de la déclaration relative aux opérations importantes en espèces à l'égard des opérations effectuées par certains de leurs clients constitués en personnes morales. Aucune autre personne ou entité déclarante n'a cette possibilité.

De plus amples renseignements à ce sujet sont disponibles dans la Ligne directrice 9 : Option de remplacement de la déclaration relative aux opérations importantes en espèces à CANAFE.

Comment transmettre la déclaration

Pour en savoir plus sur la façon de produire ce rapport choisissez l'une des deux options suivantes :

  1. Utilisant le transfert de fichiers par lots

  2. N'utilisant pas le transfert de fichiers par lots (déclarer par télécopieur)

Directives pour la déclaration

Ajouter d'autres entreprises de clients dans votre Rapport d'entité financière sur les entreprises de clients

Si vous avez transmis un Rapport d'entité financière sur les entreprises de clients et que vous devez ajouter d'autres entreprises de clients, reprenez le tableur que vous avez sauvegardé dans son format par défaut lors de la dernière transmission de ce rapport à CANAFE. Dans la zone du rapport se trouvant au-dessus de la partie A, indiquez qu'il s'agit d'une mise à jour d'un rapport soumis antérieurement. Dans la colonne « Indicateur de mise à jour » située à gauche du champ B1, entrez « A » pour chaque entreprise de client que vous ajoutez. Une fois que vous avez ajouté toutes les entreprises de clients nécessaires, suivez à nouveau les étapes pour l'envoi d'un premier rapport, en commençant à l'étape 3.

Informer CANAFE de changements relatifs à l'entreprise du client

Une fois que les renseignements au sujet de l'entreprise d'un client ont été transmis à CANAFE, vous devez informer celui-ci de tout changement apporté au nom et à l'adresse du client, à la nature de son entreprise ou à son numéro d'incorporation. Vous devez le faire dans les quinze jours civils suivant la date du changement.

Pour rendre compte de ces changements à CANAFE, apportez les modifications requises au tableur que vous avez sauvegardé dans son format par défaut lors de la dernière transmission de ce rapport à CANAFE. Indiquez qu'il s'agit d'une « mise à jour » d'un rapport transmis antérieurement en indiquant « U » dans la zone située au-dessus de la partie A. Indiquez également quelles lignes du rapport contiennent des modifications en inscrivant « C » dans la colonne « Indicateur de mise à jour » située à gauche du champ B1. Faites-le pour chaque entreprise dont les renseignements sont mis à jour. Ne remplissez pas la partie D, car cette partie ne s'applique qu'à la vérification annuelle.

Sauvegardez à nouveau votre tableur et transmettez-le entièrement à CANAFE, suivant les instructions de transmission de fichiers par lots ou de transmission par télécopieur qui s'appliquent à vous. Répétez ce processus à chaque fois que vous devez rendre compte de changements.

Effectuer une vérification annuelle

Lorsque vous avez choisi l'option de remplacement de la déclaration relative aux opérations importantes en espèces, vous devez, au moins une fois à tous les douze mois, vérifier si toutes les conditions énoncées à la section 2.1 de la Ligne directrice 9 : Option de remplacement de la déclaration relative aux opérations importantes en espèces à CANAFE sont toujours réunies à l'égard de chaque client. Vous devez ensuite remplir la partie D du Rapport d'entité financière sur les entreprises de clients et envoyer ce rapport à CANAFE en indiquant le nom du cadre dirigeant qui a confirmé que les conditions sont toujours réunies pour chacun des clients.

Pour ce faire, vous devez prendre la plus récente « version sauvegardée » de votre tableur. Indiquez qu'il s'agit d'une « vérification annuelle » en indiquant « V » dans la zone située au-dessus de la partie A. Pour chaque entreprise de client faisant l'objet d'une vérification annuelle, inscrivez « V » dans la colonne « Indicateur de mise à jour » située à gauche du champ B1. Remplissez ensuite la partie D pour chacune d'elles.

Au moment de faire votre vérification annuelle, n'ajoutez aucune nouvelle entreprise de client et n'apportez aucun changement aux renseignements inclus dans les parties A, B et C du rapport. Si vous devez ajouter de nouvelles entreprises de clients ou modifier certains renseignements, faites-le en produisant une mise à jour de votre rapport (comme cela est décrit à partir des liens ci-dessus).

Sauvegardez à nouveau votre tableur et transmettez-le entièrement à CANAFE, suivant les instructions de transmission de fichiers par lots ou de transmission par télécopieur qui s'appliquent à vous. Répétez ce processus à chaque fois que vous devez rendre compte d'une vérification annuelle pour un client.

Pendant l'exécution de votre vérification annuelle pour un client, si vous remarquez que ce dernier ne satisfait plus les conditions, veuillez enlever de votre tableur les renseignements qui concernent ce client avant d'envoyer votre vérification annuelle à CANAFE. Dès que vous avez connaissance qu'un client ne respecte plus l'une des conditions, vous devez, à partir de ce moment, recommencer à déclarer les opérations importantes en espèces effectuées pour ce client.

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