Ligne directrice 6F : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Casinos

Février 2014

Le présent document remplace la version précédente de la Ligne directrice 6F : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Casinos, publiée en juillet 2010. Les changements apportés comprennent de nouvelles obligations, qui entrent en vigueur le 1er février 2014, et qui visent à mieux comprendre vos clients et les relations d'affaires connexes.

Table des matières

  1. Renseignements généraux
  2. Exigences en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients
  3. Documents à tenir
  4. Identification des clients
  5. Contrôle continu des relations d'affaires et documents connexes
  6. Détermination quant aux tiers et documents connexes
  7. Comment tenir les documents
  8. Pénalités pour non-conformité
  9. Faites-nous part de vos observations
  10. Comment nous joindre?

Ligne directrice 6F : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Casinos (version PDF, 397 Ko)

1. Renseignements généraux

La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes a pour objectif de déceler et de dissuader le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes. Elle vise également à faciliter les enquêtes et les poursuites relativement aux infractions commises dans ces deux domaines. Pour ce faire, elle impose des exigences en matière de déclaration, de tenue de documents, de vérification de l'identité des clients et de mise en œuvre d'un programme de conformité aux casinos.

Un casino s'entend d'un établissement autorisé par un gouvernement canadien provincial, territorial ou fédéral à exercer une activité dans un établissement permanent où l'on peut jouer à la roulette, à des jeux de cartes et où se trouve une machine à sous autre qu'un appareil de loterie vidéo.

Les organismes de bienfaisance enregistrés sont autorisés à exercer temporairement une activité à des fins caritatives. Si l'activité se déroule dans l'établissement d'un casino pendant au plus deux jours consécutifs à la fois, sous la surveillance du casino, elle est présumée être une activité du casino qui en assure la supervision. Le casino est alors responsable des déclarations, de la tenue de documents, de la vérification de l'identité des clients et des exigences en matière de conformité.

Si vous êtes un casino, la présente ligne directrice a été préparée pour vous aider à vous acquitter de vos obligations en ce qui touche la tenue de documents et la vérification de l'identité des clients.

Cette ligne directrice explique en termes clairs les situations les plus courantes visées par la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et les textes réglementaires connexes. Préparée uniquement à titre d'information, elle ne constitue pas un avis juridique et ne cherche aucunement à remplacer les textes législatifs et réglementaires.

Les obligations concernant la tenue de documents et la vérification de l'identité des clients pour d'autres catégories de personnes et d'entités déclarantes sont expliquées par secteur dans d'autres versions de la présente ligne directrice (entités financières, sociétés et représentants d'assurance-vie, courtiers en valeurs mobilières, entreprises de services monétaires, mandataires de Sa Majesté qui vendent ou rachètent des mandats-poste, comptables, négociants en métaux précieux et pierres précieuses, notaires de la Colombie-Britannique et secteur de l'immobilier).

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le recyclage des produits de la criminalité, le financement des activités terroristes ou toute autre exigence qui s'applique à vous en vertu de la Loi et des règlements, veuillez consulter les lignes directrices de la présente série :

Pour obtenir de plus amples renseignements après avoir lu l'une ou l'autre des lignes directrices de la présente série, veuillez composer le numéro sans frais du service national de renseignements de CANAFE, le 1-866-346-8722.

Vous remarquerez qu'à plusieurs endroits de ce document des renvois sont faits à de l'information additionnelle pouvant se trouver dans divers sites Web externes. CANAFE n'est aucunement responsable de l'exactitude et de la fiabilité des renseignements qu'ils renferment. Ces renvois reposent sur l'information disponible au moment de la parution de cette ligne directrice.

Dans la présente ligne directrice, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens ou à son équivalent en devises étrangères. De plus, les montants en espèces signifient de l'argent comptant en circulation dans un pays donné (billets de banque et monnaie). Dans ce contexte, les montants en espèces ne signifient pas des chèques, des mandats ou d'autres instruments monétaires de même nature. En outre, par courtier en valeurs mobilières on entend une personne ou une entité autorisée en vertu de la législation provinciale à se livrer au commerce des valeurs mobilières ou d'autres instruments financiers ou à la fourniture de services de gestion de portefeuille et de conseils en placement.

Il se pourrait que vos politiques et vos procédures prévoient des situations autres que celles décrites dans la présente et que vous deviez tenir d'autres documents à des fins différentes de celles visant le respect de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes. Par exemple, le délai de conservation de vos documents peut varier à des fins autres que celles décrites ici.

2. Exigences en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients

En tant que casino, vos obligations en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients sont les suivantes :

Certaines exceptions s'appliquent et elles sont expliquées dans chacune des parties.

L'utilisation de renseignements personnels dans le cadre d'activités commerciales effectuées au Canada est protégée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou de lois provinciales de même nature. Vous devez aviser les personnes que vous recueillez des renseignements personnels à leur sujet. Toutefois, vous n'avez pas à les en aviser si vous incluez ces renseignements dans l'une des déclarations que vous devez présenter à CANAFE. Vous pouvez obtenir de plus amples renseignements sur vos responsabilités à cet égard à partir des sources suivantes :

3. Documents à tenir

En qualité de casino, en plus des documents précisés aux parties 5 et 6, vous devez tenir les documents suivants :

Des renseignements détaillés sur chaque type de document sont fournis aux paragraphes 3.2 à 3.9. Également, la partie 7 explique comment les documents doivent être tenus.

La partie 4 explique les exigences en matière de vérification de l'identité des clients qui pourraient également être associées aux opérations nécessitant la tenue de documents.

3.1 Exceptions générales concernant la tenue de documents

Vous n'êtes pas tenu de conserver de l'information si celle-ci se trouve déjà dans un autre document que vous tenez en vertu des présentes règles (décrites dans cette ligne directrice).

Vous n'êtes pas tenu de conserver les documents décrits aux paragraphes 3.4 à 3.7 lorsque vous ouvrez un compte ou effectuez une opération pour un organisme public ou une personne morale ayant un actif très important. La même exception s'applique aux filiales de ce type d'entités si leurs états financiers sont consolidés avec ceux de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important.

Dans ce contexte, par organisme public on entend l'une des entités suivantes ou son mandataire :

Dans ce contexte également, une personne morale dont l'actif est considéré comme très important est une personne morale qui a un actif net d'au moins 75 millions de dollars d'après son dernier bilan vérifié et dont les actions sont cotées dans une bourse de valeurs au Canada ou dans une bourse de valeurs hors du Canada désignée par le ministre des Finances. La personne morale doit également effectuer des opérations dans un pays membre du Groupe d'action financière (GAFI). Pour en savoir plus au sujet des bourses de valeurs hors du Canada désignées par le ministre des Finances, veuillez consulter le communiqué du 2 juillet 2008 disponible qui se trouve sous l'onglet Nouvelles du site Web du ministère des Finances (http://www.fin.gc.ca).

Pour connaître les pays membres du GAFI, consultez son site Web, à http://www.fatf-gafi.org.

3.2 Relevés d'opérations importantes en espèces

Il s'agit d'un document constatant la réception de 10 000 $ ou plus en espèces d'un client au cours d'une seule opération. Par exemple, si votre client dépose 10 000 $ en espèces dans un compte, vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces. En plus de la tenue de ce relevé, une opération importante en espèces exige aussi la présentation d'une déclaration à CANAFE, comme on l'explique dans la Ligne directrice 7 : Déclaration des opérations importantes en espèces à CANAFE.

Si vous savez que deux ou plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune ont été effectuées au cours d'une même période de 24 heures consécutives par le même client ou pour son compte, elles sont considérées comme une seule opération importante en espèces si elles totalisent 10 000 $ ou plus. En pareil cas, vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces et déclarer l'opération à CANAFE conformément aux explications qui précèdent.

Les opérations qui exigent la tenue d'un relevé sont les suivantes :

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces ni de produire une telle déclaration à l'intention de CANAFE si l'argent reçu provient d'une entité financière ou d'un organisme public. Dans ce contexte, par entité financière on entend l'une ou l'autre des entités suivantes :

Pour de plus amples renseignements sur ce qu'est un organisme public dans ce contexte, veuillez consulter le paragraphe 3.1.

Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces

Pour toute opération importante en espèces, l'information à consigner sur le relevé est la suivante :

Lorsqu'il s'agit d'un dépôt, l'heure à laquelle le dépôt a été effectué doit également être consignée sur le relevé d'opération importante en espèces.

Inscrivez de nombreux détails lorsque vous décrivez l'entreprise ou la profession. Évitez d'utiliser des termes généraux. Par exemple, pour un consultant, la profession inscrite doit refléter le domaine de consultation, comme « consultant en technologies de l'information » ou « forestier-conseil ». Pour un professionnel, l'occupation doit refléter la nature du travail, comme « ingénieur pétrolier » ou « médecin de famille ».

Veuillez consulter le paragraphe 3.10 pour de plus amples renseignements sur le contenu d'un relevé d'opération importante en espèces lorsque vous devez vérifier l'identité de la personne effectuant l'opération.

Si vous êtes un casino qui supervise un organisme de bienfaisance pendant deux jours consécutifs ou moins dans votre établissement, vous (le casino superviseur) êtes responsable des relevés d'opération importante en espèces touchant les activités de bienfaisance du casino.

3.3 Relevés de déboursements importants

Pour tout déboursement de casino de 10 000 $ ou plus, qu'il soit en espèces ou non, vous devez transmettre une déclaration relative à un déboursement de casino – veuillez consulter le paragraphe 3.8.

3.4 Documents à tenir lors de l'ouverture de comptes

Il s'agit notamment des documents exigés pour l'ouverture d'un compte, par exemple une fiche-signature, une convention de tenue de compte, un relevé de dépôt, des notes de débit et de crédit et des copies des registres officiels de la personne morale (dispositions portant sur le pouvoir de lier la personne morale) ainsi que l'information décrite ci-après.

Fiches-signature

Lorsque vous ouvrez un compte, vous devez tenir une fiche-signature pour chaque titulaire du compte. Une fiche-signature est un document signé par une personne habilitée à agir à l'égard du compte.

Voir le paragraphe 3.10 pour de plus amples renseignements sur ce que doit contenir la fiche-signature lorsque vous devez vérifier l'identité de la personne qui signe la fiche-signature.

Comptes au nom de personnes morales

Si le compte est ouvert au nom d'une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte. Il peut s'agir d'une attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les agents dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président, le contrôleur, etc. Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant au compte et que ces changements étaient en vigueur au moment de l'ouverture du compte, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document.

Comptes au nom de personnes ou d'entités autres que des personnes morales

Si le compte est ouvert au nom d'une personne ou d'une entité autre qu'une personne morale, vous devez tenir un document où sont consignés le nom, l'adresse et la nature de l'entreprise principale ou de la profession de cette personne ou de cette entité. Pour de plus amples renseignements sur la façon de consigner la nature de l'entreprise ou la profession, veuillez consulter le paragraphe 3.2, sous la rubrique « Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces ».

Si le document concerne une personne, on doit y trouver sa date de naissance.

Conventions de tenue de comptes

Une convention de tenue de compte est un document qui est reçu ou établi dans le cours normal des activités et qui énonce l'entente entre vous et votre client au sujet de la tenue du compte.

Relevés de dépôts

Vous devez tenir un relevé de dépôt pour tous les dépôts portés au crédit d'un compte. Un relevé de dépôt est un document comportant la date du dépôt, le montant du dépôt ainsi que la partie du dépôt qui est en espèces, le cas échéant. Un relevé de dépôt doit aussi indiquer le nom du titulaire du compte au crédit duquel la somme est portée et le numéro du compte.

Notes de débit et de crédit

Vous devez tenir toutes les notes de débit et de crédit que vous établissez ou recevez dans le cours normal des activités.

3.5 Relevés de crédit

Pour tout octroi de crédit de 3 000 $ ou plus à un client, vous devez tenir un relevé de crédit qui comporte les renseignements suivants :

Si le document concerne une personne, on doit y trouver sa date de naissance.

Voir le paragraphe 3.10 pour de plus amples renseignements sur ce que doit contenir un relevé de crédit lorsque vous devez vérifier l'identité de la personne.

3.6 Fiches d'opérations de change

Pour toutes les opérations de change que vous effectuez, peu importe le montant, vous devez tenir une fiche d'opération. Il s'agit d'un document qui contient les renseignements suivants :

Dans le cas d'une opération de 3 000 $ ou plus, la fiche d'opération de change doit également comprendre le nom, l'adresse et la date de naissance de la personne qui a effectué l'opération.

Une fiche d'opération peut être une inscription dans un registre des opérations, pourvu que l'inscription comporte les renseignements requis, comme on l'explique dans ce paragraphe.

Voir le paragraphe 3.10 pour de plus amples renseignements sur ce que doit contenir une fiche d'opération lorsque vous devez vérifier l'identité de la personne effectuant une opération de change.

3.7 Certaines sommes remises ou transmises

Renseignements à transmettre avec les transferts de fonds

Pour tous les télévirements que vous transmettez à la demande d'un client, quel que soit le montant, vous devez y inclure les renseignements relatifs au demandeur, à savoir, les nom, adresse, et le cas échéant le numéro de compte ou tout autre numéro de référence du client qui demande le transfert de fonds. Vous ne devriez jamais transmettre de tels transferts sans ces renseignements.

Un télévirement signifie la transmission par l'entremise d'un appareil électronique, magnétique ou optique ou par un téléphone ou un ordinateur, d'instructions pour le transfert de fonds à destination du Canada ou vers l'étranger. Pour les messages envoyés sur le réseau SWIFT, seuls les messages SWIFT MT 103 sont compris. De plus, uniquement dans le contexte de renseignements relatifs au demandeur, un télévirement comprend la transmission d'instructions pour le transfert de fonds au Canada par l'entremise d'un message SWIFT MT 103.

Un télévirement ne comprend pas les opérations suivantes :

Renseignements à inclure à la réception des transferts de fonds

Pour tous les télévirements que vous recevez, vous devez prendre des mesures raisonnables afin d'assurer l'inclusion des renseignements relatifs au demandeur, par exemple en demandant à l'institution qui vous a transmis les instructions de paiement.

Ces mesures s'appliquent aux télévirements (y compris les exceptions) décrits ci-dessus, sous la rubrique « Renseignements à transmettre avec les transferts de fonds ».

Documents concernant les fonds remis ou transmis

Si vous remettez ou transmettez des fonds de 1 000 $ ou plus, qu'il s'agisse d'une opération internationale ou domestique, vous devez tenir un document comprenant l'information suivante :

Pour de plus amples renseignements sur la façon de consigner la nature de l'entreprise ou la profession, veuillez consulter le paragraphe 3.2, sous la rubrique « Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces ».

Veuillez consulter le paragraphe 3.10 pour les renseignements que doivent comprendre les documents concernant la remise ou la transmission de fonds lorsque vous devez vérifier l'identité de la personne qui demande l'opération

Si la remise ou la transmission de fonds comprend un changement de devises, veuillez lire le paragraphe 3.6 pour connaître les renseignements additionnels à inscrire dans une fiche d'opération de change.

3.8 Documents concernant les déclarations relatives aux déboursements de casinos

Lorsque vous devez transmettre une déclaration relative à un déboursement de casino à CANAFE, vous devez tenir une copie de la déclaration.

Un déboursement de casino est tout montant de 10 000 $ ou plus, qu'il soit ou non en espèces, effectué relativement aux opérations suivantes :

Un déboursement de casino comprend deux ou plusieurs déboursements de moins de 10 000 $ chacun qui ont été effectués pour la même personne ou la même entité au cours d'une même période de 24 heures consécutives et qui totalisent 10 000 $ ou plus.

Si vous êtes un casino qui supervise un organisme de bienfaisance pendant deux jours consécutifs ou moins dans votre établissement, vous (le casino superviseur) êtes responsable des déclarations relatives aux déboursements de casinos ainsi que de la tenue de documents touchant les activités de bienfaisance du casino.

Pour en savoir plus concernant quand et comment faire des déclarations relatives aux déboursements de casinos, consultez la Ligne directrice 10 : Déclarations des déboursements de casino à CANAFE.

3.9 Documents concernant les déclarations d'opérations douteuses

Lorsque vous transmettez une déclaration d'opération douteuse à CANAFE, vous êtes tenu d'en conserver une copie. Voir la Ligne directrice 3 : Déclaration des opérations douteuses à CANAFE, pour obtenir de plus amples renseignements sur les obligations reliées à ce type de déclaration.

3.10 Documents concernant la vérification de l'identité

Si vous devez vérifier l'identité d'une personne, comme l'explique la partie 4, en plus des documents précisés à la partie 3, vous devez consigner le nom de cette personne dans le dossier. Vous devez également y consigner les renseignements suivants :

Documents d'identification

Si vous utilisez un document d'identification pour vérifier l'identité de la personne, le dossier doit préciser le type de document que vous avez utilisé à cette fin, son numéro de référence et son lieu de délivrance.

Vérification de l'identité de clients absents

Si vous n'utilisez pas un document d'identification, mais plutôt les méthodes nécessaires pour vérifier l'identité d'un client absent (comme le décrit le paragraphe 4.8), vous devez préciser dans le dossier l'information suivante, selon la méthode de vérification utilisée :

4. Identification des clients

4.1 Quand et comment devez-vous vérifier l'identité des clients?

En tant que casino, vous devez satisfaire à des obligations concernant l'identification des clients. Vous devez prendre les mesures qui suivent pour vérifier l'identité des personnes et confirmer l'existence des entités (on entend par entité : des personnes morales, des fiducies, des partenariats, des fonds et des associations ou des organisations non constituées en société), sous réserve des exceptions générales indiquées dans le paragraphe 4.2.

Si vous ne pouvez pas vérifier l'identité d'une personne ou confirmer l'existence d'une entité lors de l'ouverture d'un compte selon les exigences en la matière, vous ne pouvez pas ouvrir ce compte. Cela signifie qu'aucune opération ne peut être effectuée, autre que le dépôt initial, à moins d'avoir vérifié l'identité de la personne ou confirmé l'existence de l'entité tel qu'expliqué aux paragraphes 4.5 et 4.9. De même, si vous soupçonnez que l'opération est rattachée à une infraction de blanchiment d'argent ou de financement des activités terroristes, vous devez présenter une déclaration d'opération douteuse, conformément à la Ligne directrice 3 : Déclaration des opérations douteuses à CANAFE.

Les paragraphes 4.3 à 4.7 décrivent les circonstances dans lesquelles vous devez vérifier l'identité d'une personne qui effectue une opération nécessitant cette mesure. Dans ces circonstances, vous devez vérifier l'identité de la personne à moins que l'une des exceptions expliquées ci-après ne s'applique. Qui plus est, si vous soupçonnez que l'opération est rattachée à une infraction de blanchiment d'argent ou de financement des activités terroristes, vous devez présenter une déclaration d'opération douteuse comme il est expliqué au paragraphe 4.4.

La partie 3 explique les exigences en matière de tenue de documents qui pourraient également être associées aux opérations nécessitant la vérification de l'identité des clients.

Vous entretenez une relation d'affaires avec un client dès que vous avez effectué avec celui-ci deux opérations qui vous obligent à vérifier son identité. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les relations d'affaires et les documents connexes, consultez la partie 5.

4.2 Exceptions générales à l'obligation de vérifier l'identité d'un client

En plus des exceptions précisées tout au long de la partie 4, les exceptions générales suivantes s'ajoutent à l'obligation de vérifier l'identité des clients.

Personnes qui sont déjà des clients

Lorsque vous avez vérifié l'identité d'une personne, comme l'explique cette ligne directrice, vous n'êtes pas tenu de vérifier son identité de nouveau si vous la reconnaissez (soit son visage ou sa voix) dans le cadre d'une activité subséquente qui, normalement, nécessiterait le besoin de vérifier son identité. Toutefois, si vous avez des doutes quant aux renseignements déjà recueillis concernant l'identité, vous êtes tenu de vérifier de nouveau l'identité de cette personne.

Lorsque vous avez confirmé l'existence d'une personne morale ainsi que son nom, son adresse et le nom de ses directeurs, comme l'explique le paragraphe 4.9, vous n'êtes pas tenu de confirmer cette même information de nouveau.

Dès que vous avez confirmé l'existence d'une entité autre qu'une personne morale, comme l'explique le paragraphe 4.9, vous n'êtes pas tenu de confirmer la même information de nouveau.

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité de clients, comme l'expliquent les paragraphes 4.5 à 4.7, ni de satisfaire aux obligations décrites à la partie 6 lorsque la personne qui ouvre le compte possède déjà un compte chez vous.

Certains types de comptes

Vous n'êtes pas tenu de confirmer l'existence des entités, comme l'explique le paragraphe 4.5, ni de satisfaire aux obligations décrites aux parties 5 ou 6 dans les cas suivants :

Pour de plus amples renseignements sur ce qu'est un organisme public dans ce contexte, veuillez consulter le paragraphe 3.1.

4.3 Vérification de l'identité des clients pour les opérations importantes en espèces

Vous devez vérifier l'identité de la personne avec laquelle vous effectuez une opération importante en espèces, au moment de l'opération, s'il s'agit d'une opération pour laquelle vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces, comme on le décrit au paragraphe 3.2. Si l'opération est un dépôt porté au crédit d'un compte d'affaires, il n'est pas nécessaire de vérifier l'identité de la personne qui effectue l'opération.

Veuillez vous reporter au paragraphe 4.8 afin de savoir comment vérifier l'identité d'une personne lors d'une opération importante en espèces.

4.4 Vérification de l'identité dans le cadre d'une opération douteuse

Lors de la déclaration d'opération douteuse à CANAFE, vous devez aussi prendre des mesures raisonnables, avant que l'opération ne soit déclarée, pour vérifier l'identité de la personne ayant effectué l'opération ou tenté d'effectuer l'opération. Toutefois, vous n'avez pas à vérifier son identité dans les circonstances suivantes :

Dans ce contexte, les mesures raisonnables pour vérifier l'identité de la personne comprennent de demander à la personne de produire un document d'identification. Elles comprennent aussi l'emploi des options offertes pour vérifier l'identité des personnes qui sont absentes. Toutefois, les mesures raisonnables ne comprennent pas les méthodes qui, selon vous, pourraient alerter la personne au fait que vous transmettez une déclaration d'opération douteuse.

Il est important de se rappeler que vous êtes tenu de prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité de votre client chaque fois qu'une opération douteuse est effectuée ou tentée, même s'il s'agit d'une opération qui n'est habituellement pas visée par les exigences liées à la vérification de l'identité des clients. Pour de plus amples renseignements, consultez la Ligne directrice 2 : Opérations douteuses.

4.5 Vérification de l'identité des clients pour les fiches-signature

Vous devez vérifier l'identité de la personne qui signe une fiche-signature pour un compte que vous ouvrez, avant d'effectuer une opération (autre que le dépôt initial). Lorsque plus de trois personnes sont autorisées à agir à l'égard du compte d'affaires, vous devez vérifier l'identité d'au moins trois personnes.

Veuillez vous reporter au paragraphe 4.8 ci-dessous afin de savoir comment vérifier l'identité d'une personne qui signe une fiche-signature.

Les exigences concernant la vérification de l'identité pour une fiche-signature ne s'appliquent pas si la personne est déjà titulaire d'un compte chez vous.

Si vous ouvrez un compte pour une entité, d'autres exigences en matière de vérification de l'identité doivent être satisfaites en plus de la fiche-signature. Consultez le paragraphe 4.9 pour plus d'information.

En outre, les exigences ne s'appliquent pas si le titulaire du compte est un organisme public ou une personne morale ayant un actif très important. Pour de plus amples renseignements sur ce qu'est un organisme public dans ce contexte, veuillez consulter le paragraphe 3.1.

4.6 Vérification de l'identité des clients pour les déboursements

Vous devez vérifier l'identité de la personne qui effectue l'une des opérations décrites au paragraphe 3.8 qui nécessitent la tenue d'une copie de la déclaration relative aux déboursements d'un casino. Vous devez vérifier l'identité de la personne au moment de l'opération.

À cet effet, veuillez vous reporter au paragraphe 4.8 afin de savoir comment vérifier l'identité d'une personne lors d'un déboursement important.

4.7 Vérification de l'identité des personnes pour d'autres cas

Vous devez vérifier l'identité de la personne qui effectue l'une des opérations suivantes :

Lorsque vous devez vérifier l'identité d'une personne pour l'une des situations ci-dessus, vous devez le faire au moment de l'opération.

À cet effet, veuillez vous reporter au paragraphe 4.8 ci-dessous afin de savoir comment vérifier l'identité d'une personne.

4.8 Comment vérifier l'identité d'une personne?

Voir le paragraphe 3.10 pour obtenir de l'information supplémentaire sur ce que doit contenir un document lorsque vous devez vérifier l'identité d'une personne.

On peut vérifier l'identité d'une personne au moyen du certificat de naissance, du permis de conduire, du passeport, de la fiche d'établissement, de la carte de résident permanent ou d'un autre document semblable.

Vous pouvez utiliser la carte d'assurance maladie provinciale de l'individu, à moins qu'une loi provinciale ou territoriale ne vous en empêche. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser une carte d'assurance maladie de l'Ontario, du Manitoba, de la Nouvelle-Écosse ou de l'Île-du-Prince-Édouard, car on interdit l'utilisation des cartes d'assurance-maladie à cette fin dans ces provinces. Également, au Québec, vous ne pouvez pas demander à voir la carte d'assurance-maladie d'un client, mais vous pouvez l'accepter si le client la présente à des fins d'identification. Si vous avez des questions quant à l'utilisation des cartes d'assurance-maladie à des fins d'identification, veuillez communiquer avec l'émetteur provincial compétent afin d'obtenir de plus amples renseignements.

Un document peut être accepté à des fins d'identification s'il possède un numéro d'identification unique. De plus, le document doit avoir été émis par un gouvernement provincial ou territorial ou par le gouvernement fédéral. Par exemple, un certificat de naissance ou de baptême émis par un établissement religieux n'est pas acceptable. Une carte d'identification émise par un employeur pour un employé (soit une carte d'identification d'employé) ne peut être acceptée.

Le document doit également être encore valide et ne peut être périmé. Par exemple, un permis de conduire périmé n'est pas acceptable.

Vous pouvez utiliser la carte d'assurance sociale afin de vérifier l'identité des clients, mais le numéro d'assurance sociale (NAS) ne peut être fourni dans une déclaration que vous présentez à CANAFE. Le Commissariat à la protection de la vie privée (https://www.priv.gc.ca) a publié une fiche de renseignements sur les pratiques exemplaires pour l'utilisation des NAS. Veuillez consulter cette fiche afin d'obtenir de plus amples renseignements sur le sujet.

Par exemple, les documents suivants peuvent servir à vérifier l'identité d'un client : un Certificat du statut d'Indien ou une carte émise par l'une des autorités provinciales ou territoriales suivantes ou toute entité qui lui succède :

Un document d'identification valide émis à l'étranger est également acceptable aux fins décrites dans cette ligne directrice s'il s'agit de l'équivalent d'un document canadien acceptable. Par exemple, un passeport étranger valide est acceptable.

Quand vous vérifiez l'identité d'une personne au moyen d'un document, il doit s'agir d'un original et non d'une copie du document. Si vous êtes dans l'impossibilité de le faire vous-même, vous pouvez faire appel à un mandataire pour examiner en votre nom l'original du document d'identification. Même si vous faites appel à un mandataire, vous demeurez responsable du respect des exigences d'identification des clients.

Utilisation d'un mandataire

Si vous utilisez les services d'un mandataire pour vérifier l'identité des clients, vous devrez avoir conclu par écrit un accord ou une entente avec ce mandataire à cette fin. Vous devrez aussi obtenir du mandataire les renseignements relatifs au client obtenus selon l'accord ou l'entente que vous avez avec lui.

Votre mandataire peut vérifier l'identité de vos clients en utilisant un document d'identification. Lorsque le client n'est pas présent à l'ouverture d'un compte ou lors d'une opération, votre mandataire peut utiliser les options décrites plus bas.

Personnes absentes

Si vous devez vérifier l'identité d'une personne qui n'est pas présente, vous devez utiliser deux des méthodes suivantes. Pour chaque méthode d'identification, les renseignements obtenus à l'égard de la personne doivent correspondre aux renseignements dans vos dossiers. Les renseignements doivent également être les mêmes d'une méthode à l'autre. Par exemple, si chacune des méthodes produit le nom, l'adresse et la date de naissance de la personne, ces renseignements doivent correspondre à ceux dans vos dossiers.

Les méthodes suivantes peuvent ne pas convenir à tous les clients. Par exemple, elles ne permettent pas de vérifier l'identité d'un client qui se trouve à l'extérieur du Canada qui désire effectuer une opération avec vous, mais qui ne possède pas d'antécédents canadiens de crédit, qui n'a pas accès à un répondant canadien et qui ne possède pas de compte de dépôt auprès d'une entité financière. Dans un tel cas, la vérification de l'identité du client avec un document d'identification peut nécessiter la participation d'un mandataire, comme expliqué ci-dessus.

Méthode avec un produit d'identification ou un dossier de crédit

Vous pouvez utiliser l'une ou l'autre des méthodes suivantes (mais vous ne pouvez pas les combiner) :

Des produits pour l'utilisation d'une de ces deux méthodes existent sur le marché, comme ceux qui servent à la vérification des cotes de solvabilité.

Méthode d'attestation

Obtenir l'attestation établissant qu'un document original d'identification à l'égard de la personne a été vu par un commissaire à l'assermentation ou un répondant. L'attestation doit être produite sur une photocopie lisible du document et comprendre l'information suivante :

Dans ce contexte, un répondant doit être une personne qui exerce une des professions suivantes au Canada :

Méthode du chèque compensé ou du compte de dépôt

Vous pouvez utiliser l'une ou l'autre des méthodes suivantes (mais vous ne pouvez pas les combiner) :

Un compte de dépôt peut être utilisé pour l'une ou l'autre de ces méthodes, pourvu que le compte soit auprès d'une entité financière comme on l'explique au paragraphe 3.2.

Si vous utilisez la méthode du chèque compensé ou du compte de dépôt, le compte ne peut être exempté des obligations en matière de vérification de l'identité, tel qu'un régime enregistré d'épargne-retraite ou un prêt hypothécaire inversé. Pour en savoir plus au sujet des comptes qui ne seraient pas admissibles aux fins de ces deux méthodes, veuillez consulter la Ligne directrice 6G : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Entités financières.

4.9 Vérification de l'identité des clients pour les personnes morales et les autres entités

Vous devez confirmer l'existence de toute personne morale ou autre entité pour laquelle vous ouvrez un compte, avant toute opération autre que le dépôt initial. S'il s'agit d'une personne morale, en plus d'en confirmer l'existence, il faut aussi vérifier la dénomination sociale et l'adresse de la personne morale ainsi que les noms de ses administrateurs avant toute opération autre que le dépôt initial.

Personnes morales

Pour confirmer l'existence d'une personne morale, sa dénomination sociale et son adresse, on peut consulter l'un ou l'autre des documents suivants :

Ces documents doivent également comprendre la dénomination sociale et l'adresse de la personne morale ainsi que les noms de ses administrateurs. En ce qui a trait aux noms des administrateurs, il est possible que la liste remonte au moment de la demande de constitution. Pour les personnes morales qui sont des courtiers en valeurs mobilières, vous n'avez pas besoin de vérifier les noms des administrateurs.

Le document que vous utilisez pour confirmer l'existence d'une personne morale peut être sur support papier ou en version électronique. Bien que ce genre d'information soit disponible verbalement (par voie téléphonique ou autre), ce mode de confirmation n'est pas acceptable, car vous devez pouvoir consulter le document. S'il est sur support papier, vous devez tenir le document ou une copie de celui-ci.

Si le document est en version électronique, vous devez tenir un document dans lequel sont consignés le numéro de constitution de la personne morale ainsi que la nature et la provenance du document. Un document en version électronique doit provenir d'une source accessible au public. Par exemple, vous pouvez obtenir de l'information au sujet de la dénomination sociale et de l'adresse d'une personne morale et des noms de ses administrateurs en consultant une base de données provinciale ou fédérale comme celle de Corporations Canada qui se trouve sur le site Web d'Industrie Canada (http://www.ic.gc.ca). Vous pouvez également obtenir ce genre d'information en vous abonnant à un service de recherche et d'enregistrement des personnes morales.

Entités autres que les personnes morales

Pour confirmer l'existence d'une entité autre qu'une personne morale, on utilise une convention de société, l'acte d'association ou tout autre document semblable qui confirme son existence. Le document que vous utilisez pour confirmer l'existence de l'entité peut être sur support papier ou en version électronique. Bien que ce genre d'information soit disponible verbalement (par voie téléphonique ou autre), ce mode de confirmation n'est pas acceptable, car vous devez pouvoir consulter le document. S'il est sur support papier, vous devez tenir le document ou une copie de celui-ci.

Si le document est en version électronique, vous devez tenir un document où sont consignés le numéro d'enregistrement de l'entité ainsi que la nature et la provenance du document. Un document en version électronique doit provenir d'une source accessible au public.

4.10 Tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients

Votre programme de conformité doit comprendre une évaluation, dans le cadre de vos activités, du risque de blanchiment d'argent et de financement d'activités terroristes. La Ligne directrice 4 : Mise en œuvre d'un programme de conformité offre de plus amples renseignements sur les obligations en matière d'évaluation du risque. Selon les résultats de cette évaluation, vous devez tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients dans le cadre de vos obligations en matière de contrôle continu.

Les mesures visant à tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients comprennent le fait de demander au client de fournir de l'information pour confirmer ou mettre à jour ces renseignements. Pour les clients qui sont des personnes, cela peut également inclure le fait de confirmer ou de mettre à jour ces renseignements par l'entremise des options qui permettent de vérifier l'identité des personnes absentes.

Pour les clients qui sont des entités, les mesures visant à tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients comprennent la consultation d'un document ou d'un dossier électronique, comme l'explique le paragraphe 4.9, ou l'obtention des renseignements verbalement afin de tenir les renseignements à jour.

La fréquence à laquelle les renseignements sur l'identité des clients doivent être mis à jour varie selon votre évaluation du risque que présente votre client. Dans le cadre de vos obligations en matière de contrôle continu, vous êtes tenu de garder à jour tous les renseignements sur l'identité des clients. Dans le cas des clients à risque élevé, vous devez mettre les renseignements à jour plus souvent, augmenter la fréquence du contrôle et adopter les autres mesures plus rigoureuses qui s'imposent, le cas échéant (voir les exemples dans la partie 5).

Si vous avez appliqué l'une des exceptions exposées à la partie 4.2 (Exceptions générales à l'obligation de vérifier l'identité d'un client) vous dispensant de vérifier l'identité d'un client et que vous ne détenez donc pas ces renseignements sur votre client dans vos dossiers, vous ne serez pas tenu de mettre à jour les renseignements sur ce client dans le cadre de vos obligations en matière de contrôle continu décrites à la partie 5 (Contrôle continu des relations d'affaires et documents connexes), mais vos autres obligations en matière de contrôle continu s'appliqueront quand même.

5. Contrôle continu des relations d'affaires et documents connexes

Relation d'affaires

Une relation d'affaires est une relation que vous établissez avec un client en vue d'effectuer des opérations financières ou de fournir des services associés à ces opérations. Pour les casinos, ces relations peuvent être établies dans le cadre ou non d'un compte.

Relation d'affaires en lien avec un compte : Vous avez une relation d'affaires avec un client qui détient un compte avec vous. Vous établissez une relation d'affaires lorsqu'un client ouvre un compte avec vous. Dans le cas d'un client nouveau ou existant qui détient un ou plusieurs comptes, la relation d'affaires comprend toutes les opérations et activités se rapportant à ces comptes.

Relation d'affaires sans rapport avec un compte : Si votre client n'a pas de compte, vous établissez une relation d'affaires lorsque vous effectuez deux opérations ou plus à l'égard desquelles vous devez :

Dans ce cas, la relation d'affaires ne comprend que les opérations et les activités connexes à l'égard desquelles vous devez vérifier l'identité de votre client. Voir la partie 4 pour en savoir plus sur ces opérations et activités.

Si vous appliquez l'exception au titre de laquelle vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne si vous la reconnaissez (tel que décrit au paragraphe 4.2, Exceptions générales à l'obligation de vérifier l'identité d'un client) lors d'une deuxième opération pour laquelle vous êtes tenu de vérifier l'identité d'un client, vous avez quand même établi une relation d'affaires avec ce client, étant donné que l'exigence de vérifier l'identité du client déclenche la relation d'affaires.

Vous devriez déterminer qu'une relation d'affaires a été établie dès que vous êtes raisonnablement en mesure de le faire à la suite de la deuxième opération pour laquelle vous êtes tenu de vérifier l'identité du client. La pratique exemplaire consiste à le faire dans un délai de 30 jours civils.

Si vous avez un client qui effectue deux opérations douteuses ou plus, vous établissez une relation d'affaires avec ce client, même si vous n'êtes pas en mesure de vérifier son identité. Cela est dû au fait que les opérations douteuses exigent que vous preniez des mesures raisonnables pour vérifier l'identité du client (selon les circonstances décrites dans le paragraphe 4.4); par conséquent, deux opérations de ce genre ou plus déclenchent une relation d'affaires. Vous devez considérer cette relation d'affaires comme à haut risque, mener des activités de contrôle continu plus fréquentes et prendre toute autre mesure plus rigoureuse appropriée (voir les exemples dans la section « Contrôle continu » ci-dessous).

Une relation d'affaires est établie avec un client lorsque celui-ci effectue, à un intervalle maximum de cinq ans, deux opérations pour lesquelles vous êtes tenu de vérifier son identité. Si une période de cinq ans s'écoule depuis la dernière opération pour laquelle vous avez été tenu de vérifier son identité, la relation d'affaires avec ce client cesse si celui-ci ne détient aucun compte. S'il détient un compte, la relation d'affaires cesse cinq ans après la fermeture par le client du compte en question.

Une fois la relation d'affaires établie, vous avez d'autres obligations, dont les suivantes :

Contrôle continu

Un contrôle continu consiste à surveiller la relation d'affaires que vous entretenez avec un client sur une base périodique. Utilisez l'évaluation du risque du client avec lequel vous entretenez une relation d'affaires pour déterminer la fréquence à laquelle vous surveillerez cette relation d'affaires. Conformément aux exigences en matière d'évaluation du risque, vous devez évaluer le risque de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes de chacun de vos clients. Une évaluation individuelle écrite de chaque client n'est pas nécessaire; vous devez cependant démontrer que vous classez votre client dans la bonne catégorie de risque, selon vos politiques et procédures, ainsi que votre évaluation du risque. Vous devez assurer un contrôle continu de chaque relation d'affaires pour :

Les exigences susmentionnées ne doivent pas nécessairement être mises en œuvre à la même fréquence pourvu que vous effectuiez un contrôle de vos clients à risque élevé plus souvent et plus attentivement que pour vos clients à faible risque.

Afin de tenir à jour les renseignements sur les clients, vous pouvez demander périodiquement aux clients avec qui vous avez établi une relation d'affaires en lien avec un compte de confirmer les renseignements figurant dans vos dossiers dans le cadre de vos interactions régulières avec eux. Pour les clients avec lesquels vous avez établi une relation d'affaires sans rapport avec un compte, vous pouvez mettre à jour ces renseignements lors de chaque opération pour laquelle vous êtes tenu de vérifier leur identité.

À titre d'exemple, vous pourriez décider de réévaluer le niveau de risque associé aux opérations et aux activités d'un client et de déterminer si celles-ci cadrent avec les renseignements dont vous disposez sur votre client tous les deux ans pour votre clientèle à faible risque, tout en effectuant le même contrôle pour vos clients à haut risque plus fréquemment. Cependant, selon vos circonstances opérationnelles, une autre fréquence de contrôle continu des clients à faible risque peut être appropriée.

Dans le contexte d'un contrôle périodique, le contrôle variera selon votre évaluation du risque que présente votre client. Dans le cadre de vos obligations en matière de contrôle continu, vous êtes tenu de surveiller toutes vos relations d'affaires, et vous devez assurer un contrôle plus fréquent des relations d'affaires que vous considérez à haut risque, mettre à jour les renseignements sur l'identité des clients plus souvent le cas échéant, tout en prenant les mesures plus rigoureuses qui s'imposent, s'il y a lieu.

Voici une liste non exhaustive des mesures plus rigoureuses que vous pourriez prendre pour atténuer les risques posés par les relations d'affaires à haut risque : 

Si votre contrôle continu vous amène à considérer que le risque d'infraction de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes que présente une relation d'affaires est élevé, le client avec lequel vous entretenez la relation d'affaires devrait être vu comme un risque élevé selon l'évaluation du risque dicté par votre régime de conformité. Dans ce cas, vous devez assurer un contrôle plus fréquent de votre relation d'affaires avec ce client et adopter toute autre mesure plus rigoureuse appropriée (voir les exemples ci-dessus).

5.1 Document concernant les relations d'affaires

Lorsque vous établissez une relation d'affaires avec un client, vous devez consigner dans un document l'objet et la nature envisagée de la relation d'affaires. Vous devez également examiner cette information périodiquement et la tenir à jour afin de continuer de comprendre les activités de votre client au fil du temps et d'évaluer les changements afin de détecter les opérations et activités à risque élevé. Cela pourrait vous amener à augmenter la fréquence de votre contrôle continu, à mettre à jour plus fréquemment les renseignements sur l'identité du client et à prendre les autres mesures plus rigoureuses qui s'imposent, le cas échéant (voir les exemples ci-dessus).

L'objet et la nature projetée de la relation d'affaires sont des renseignements qui devraient vous permettre de prévoir les opérations et les activités de votre client.

Pour un client détenant déjà un compte, l'information consignée dans le document sur l'utilisation prévue du compte, un dossier de crédit, un document sur un compte de carte de crédit ou un accord de relation commerciale suivie peut servir d'information sur l'objet et la nature projetée de la relation d'affaires avec ce client. Vous n'êtes pas tenu de créer un nouveau document si cette information peut être trouvée dans les documents que vous détenez déjà. Vous devez obtenir cette l'information à l'ouverture d'un nouveau compte.

Pour un client qui ne détient pas de compte, mais avec lequel vous avez établi une relation d'affaires du fait qu'il a effectué deux opérations pour lesquelles vous étiez tenu de vérifier son identité, ou dans le cas d'une entité, de vérifier son existence, vous devez consigner l'objet et la nature projetée de la relation d'affaires de manière à décrire le mieux possible votre relation d'affaires avec ce client.

Voici une courte liste non exhaustive d'exemples de l'objet et de la nature projetée d'une relation d'affaires dans votre secteur :

La Ligne directrice 4 : Mise en œuvre d'un programme de conformité offre de plus amples renseignements sur les obligations en matière d'évaluation du risque.

6. Détermination quant aux tiers et documents connexes

6.1 Détermination quant aux tiers

Vous devez effectuer une détermination quant aux tiers lorsque vous devez tenir l'un ou l'autre des documents suivants :

Lorsque vous devez déterminer si un « tiers » est en cause, il ne s'agit pas d'identifier le « propriétaire » de l'argent, mais plutôt la personne qui donne les instructions quant à la façon de procéder avec l'argent. Afin de déterminer le tiers, il est important d'établir si la personne qui est devant vous agit selon les instructions d'une autre. Si c'est le cas, cette autre personne est le tiers.

Aux fins de la détermination quant aux tiers, lorsque les employés agissent au nom de leur employeur, ils sont considérés comme agissant au nom d'un tiers. La seule exception se présente lorsqu'un employé dépose une somme en espèces dans le compte de son employeur. En pareil cas, l'employé n'est pas considéré comme agissant pour le compte d'un tiers. Cette exception ne s'appliquera que si le compte dans lequel l'employé dépose une somme en espèces est un compte d'affaires (compte commercial).

Mesures raisonnables

Les mesures raisonnables pour déterminer un tiers varient en fonction des circonstances dans lesquelles elles sont prises; elles peuvent donc être différentes d'une situation à l'autre. Toutefois, des mesures raisonnables peuvent comprendre la recherche de renseignements déjà consignés dans vos dossiers ou ailleurs dans votre entreprise ou l'obtention de renseignements directement du client.

Vous ne devez pas établir si le compte est destiné à être utilisé par un tiers ou en son nom si le titulaire du compte est une entité financière ou un courtier en valeurs mobilières qui se livre au commerce des valeurs mobilières au Canada.

6.2 Documents sur les tiers

Si vous établissez que la personne agit selon les instructions d'un tiers, tel qu'expliqué ci-dessus, vous devez tenir un document où sont consignés les renseignements suivants :

Pour de plus amples renseignements sur la façon de consigner la nature de l'entreprise ou la profession, veuillez consulter le paragraphe 3.2, sous la rubrique « Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces ».

Si vous n'êtes pas en mesure d'établir si la personne agit selon les instructions d'un tiers, mais que vous avez des motifs raisonnables de soupçonner qu'il en est ainsi, vous devez conserver un document indiquant les renseignements suivants :

Le document doit également préciser les motifs qui vous portent à croire que la personne agit selon les instructions d'un tiers.

Vous ne devez pas tenir et conserver le document relatif à un tiers dont il est question ci-dessus pour un compte si les conditions suivantes sont réunies :

Si une personne ou une entité ouvre un compte pour des clients ou des employés inconnus ou en leur nom, etc., vous devez tenir un document indiquant que ce compte sera utilisé par un tiers qui est inconnu au moment de l'ouverture du compte.

7. Comment tenir les documents

Vous devez mettre sur pied un système efficace qui permet à CANAFE d'avoir accès aux documents en temps opportun. Vos documents doivent être tenus de façon à pouvoir être remis à CANAFE dans les 30 jours suivant une demande aux fins d'examen.

Aux fins décrites dans cette ligne directrice, vous pouvez tenir les documents sous forme lisible par ordinateur ou en version électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit. Par exemple, si vous avez un système de visualisation des documents, vous n'êtes pas tenu de conserver le document original à cette fin, si vous pouvez en imprimer l'image.

La tenue de documents décrite dans la présente ligne directrice présente les exigences pour chaque document que vous devez conserver. Votre système de tenue de documents peut classer les renseignements requis pour un document particulier dans des endroits différents, mais vous devez être en mesure de facilement réunir tous les renseignements pour le document au besoin.

De plus, si vous conservez en version électronique un document qui doit comprendre la signature d'une personne, tel une fiche-signature, il convient de conserver la signature électronique de la personne qui a signé le document. Une signature électronique est une image électronique de la signature et ne comprend pas de numéro d'identification personnel (NIP).

Vous n'êtes pas tenu de conserver une copie des déclarations que vous transmettez à CANAFE (autre que les déclarations d'opération douteuse tel qu'expliqué au paragraphe 3.9, et les déclarations relatives à un déboursement de casino tel qu'expliqué au paragraphe 3.8), mais vous pouvez choisir de le faire. On recommande que vous conserviez les renseignements compris dans l'accusé de réception que CANAFE vous fait parvenir pour chacune des déclarations traitées. Ces renseignements sont la date et l'heure de réception de la déclaration ainsi que le numéro d'identification de la déclaration.

Délai de conservation des documents

Pour les fiches-signature, les conventions de tenue de compte et les dossiers de crédit, les documents doivent être conservés pendant cinq ans suivant la date de clôture du compte auquel les documents se rapportent. Les documents visant à confirmer l'existence d'une entité (y compris une personne morale) doivent être conservés pendant cinq ans à compter de la date à laquelle la dernière opération commerciale a été effectuée.

Les copies de déclarations d'opération douteuse doivent être conservées pendant cinq ans suivant la date de soumission de la déclaration.

Tous les autres documents, y compris les documents concernant les déclarations relatives aux déboursements de casinos, doivent être conservés pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis.

Employés ou entrepreneurs qui tiennent des documents pour vous

Les employés qui tiennent des documents (comme on le décrit à la partie 3) appartenant à leur employeur ne sont pas obligés de conserver ces documents une fois que le lien d'emploi est rompu. Il en est de même pour les personnes liées par contrat, une fois que le lien contractuel est rompu. En d'autres termes, vous devez obtenir et conserver les documents qui étaient tenus par un employé ou un contractuel avant que le lien d'emploi ou le lien contractuel avec vous ait été rompu.

8. Pénalités pour non-conformité

Si vous ne respectez pas les exigences de tenue de documents ou de vérification de l'identité des clients, vous vous exposez à des accusations au criminel. Quiconque contrevient aux exigences de tenue de documents est passible, sur déclaration de culpabilité, d'un emprisonnement maximal de cinq ans et d'une amende maximale de 500 000 $, ou de l'une de ces peines. Autrement, si vous ne respectez pas les exigences de tenue de documents ou de vérification de l'identité des clients, vous vous exposez à une pénalité administrative. Pour de plus amples renseignements sur les pénalités, vous pouvez aussi consulter la section Pénalités pour les cas de non-conformité du site Web de CANAFE.

9. Faites-nous part de vos observations

Ces lignes directrices seront mises à jour périodiquement. Si vous avez des commentaires ou des suggestions qui pourraient nous aider à en améliorer le contenu, veuillez les acheminer à l'adresse postale donnée ci-dessous ou faites parvenir un courriel à guidelines-lignesdirectrices@canafe-fintrac.gc.ca.

10. Comment nous joindre?

Pour obtenir de plus amples renseignements sur CANAFE, sur ses activités, sur la présentation de déclaration ou sur toute autre obligation, veuillez visiter le site Web de CANAFE, à l'adresse : http://www.canafe-fintrac.gc.ca/.

Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada
234, avenue Laurier Ouest, 24e étage
Ottawa (Ontario)  K1P 1H7
Canada

Numéro de téléphone sans frais : 1-866-346-8722
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