Vérification des contrôles de base

Janvier 2014
Bureau du contrôleur général

Pourquoi est-ce important

La population canadienne s'attend à ce que le gouvernement fédéral soit géré de manière efficace et qu'il rende des comptes de la gestion prudente des fonds publics, que les biens publics soient protégés et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Elle s'attend également à ce que le gouvernement présente des rapports fiables et transparents sur la façon dont il dépense les fonds publics en vue d'obtenir des résultats pour les Canadiennes et les Canadiens.

La Loi sur la gestion des finances publiques désigne les administrateurs généraux à titre d'administrateurs des comptes de leur ministère et organisme respectif. En leur qualité d'administrateur des comptes, les administrateurs généraux doivent rendre compte de l'organisation des ressources de façon à ce que les objectifs ministériels soient réalisés conformément aux politiques et aux directives gouvernementales, veiller à ce que des systèmes de contrôle interne efficaces soient en place, signer les comptes ministériels et s'acquitter d'autres responsabilités particulières prévues par la loi ou la réglementation aux fins de l'administration de leur ministère ou de leur organisme.

La vérification des contrôles de base est importante car elle permet aux administrateurs généraux d'avoir l'assurance que les contrôles de base pour la gestion financière sont efficaces sur le plan organisationnel. Ainsi, les vérifications des contrôles de base permettent aux administrateurs généraux de connaître le niveau de conformité de leur organisation aux principales exigences imposées par certaines lois, politiques et directives financières.

Au sujet du Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada

Le Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE), l'unité du renseignement financier du Canada, a été créé afin de détecter et de décourager le blanchiment d'argent et le financement d'activités terroristes. Les produits de renseignements financiers à « valeur ajoutée » du Centre et les fonctions liées à la conformité représentent une contribution unique à la sécurité publique des Canadiens et à la protection de l'intégrité du système financier du Canada. Le CANAFE est un organisme indépendant qui a vu le jour en 2000. Il a été établi et mène ses activités en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et de son règlement d'application.

Selon le Rapport ministériel sur le rendement de l'organisme, en 2012-2013, les dépenses du CANAFE ont totalisé environ 54,0 millions de dollars, et ses ressources humaines étaient constituées de 359 équivalents temps plein.

Objectif et portée de la vérification des contrôles de base

Cette vérification avait pour but de veiller à ce que les contrôles de base de la gestion financièreNote en bas de page 1 en place au sein du CANAFE permettent de respecter les principales exigences de certaines lois, politiques et directives financières.

La vérification portait sur des opérations financières, des dossiers et des processus du CANAFE. Les opérations ont été sélectionnées à partir de l'exercice 2012-2013. La vérification visait à examiner un échantillon d'opérations découlant de chaque politique et directive sélectionnée. L'annexe contient une liste complète des politiques et directives incluses dans la portée de la vérification ainsi que la conformité globale du CANAFE pour les aspects vérifiés.

Conformité aux normes professionnelles

Cette mission de vérification a été remplie conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada sur la base des Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institute of Internal Auditors, étayées par les résultats du programme d'assurance de qualité et d'amélioration.

Anthea English, CA
Contrôleur général adjoint
Secteur de la vérification interne, Bureau du contrôleur général

Constatations et conclusions de la vérification

Les contrôles de base de la gestion financière appliqués aux opérations prises en compte au CANAFE ont permis une conformité aux exigences essentielles énoncées dans une des 10 politiques, directivesFootnote 2 et lois correspondantes vérifiées, et une conformité partielle à huit des politiques et directives vérifiées. Le CANAFE n'était pas en conformité avec les exigences essentielles énoncées dans une autre politique et directive mises à l'essai.

Des lacunes ont été constatées relativement à l'Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers. L'Instrument n'était pas examiné tous les ans, et les cartes de spécimen de signature n'étaient pas mis à jour. En ce qui concerne le programme des cartes d'achat, les limites de crédit n'étaient pas établies par le gestionnaire du centre de responsabilité, et la documentation appropriée n'était pas conservée dans les dossiers. En ce qui a trait aux avances comptables, les fonds n'étaient pas rapprochés et ne faisaient pas l'objet d'un rapport tous les mois.

La documentation au dossier ne permettait pas de justifier les décisions prises en matière de passation de marchés. Les offres à commandes obligatoires fournies par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada n'avaient pas toujours été prises en compte ou utilisées comme il le fallait. En ce qui concerne les dépenses de voyage et d'accueil, des documents justificatifs pour les dépenses n'étaient pas toujours fournis, et les limites applicables au remboursement n'ont pas toujours été respectées ou justifiées. Pour ce qui est des opérations d'administration de la paye, les procédures ministérielles de départ n'étaient pas toujours entièrement suivies comme il se doit.

Des lacunes ont aussi été constatées au titre de l'engagement des dépenses. L'approbation n'était pas toujours fournie avant que la dépense soit effectuée. En ce qui a trait à la vérification des comptes, l'attestation d'exécution des travaux n'a pas toujours été effectuée en temps opportun et étayée par des documents adéquats. Enfin, les opérations de paiement et de règlement n'étaient pas effectuées pour le bon montant et en temps opportun de manière uniforme, et n'étaient pas toujours soutenues par une documentation complète.

Recommandations

Le directeur du Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada doit s'assurer :

  1. que l'Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers est examiné tous les ans, ce qui comprend la mise à jour des cartes de spécimen de signature, pour rendre compte des pouvoirs accordés dans le cadre de l'Instrument;
  2. que les limites des cartes d'achat sont établies par le gestionnaire de centre de responsabilité, que les cartes servent exclusivement aux achats de biens et services autorisés dans le cadre des activités gouvernementales, et que la documentation appropriée est conservée dans les dossiers;
  3. que, tous les mois, les dépositaires des avances comptables rapprochent les fonds et font rapport sur ceux-ci;
  4. que les processus opérationnels sont améliorés pour faire en sorte que les activités d'approvisionnement soient effectuées de manière uniforme et conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, et que la documentation soit conservée dans les dossiers;
  5. que les processus opérationnels relatifs aux frais de déplacement sont améliorés pour faire en sorte qu'ils soient exécutés de manière uniforme et conformément aux directives connexes;
  6. que la documentation à l'appui des activités d'accueil est conservée dans les dossiers;
  7. que les formulaires de départ sont remplis comme il se doit et signés par les employés;
  8. que la disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée par une personne dûment autorisée et datée comme il se doit, et que les dépenses sont consignées d'après la valeur prévue;
  9. que la vérification des comptes est effectuée par une personne dûment autorisée, et qu'elle est datée comme il se doit, réalisée en temps opportun et soutenue par une documentation complète;
  10. que les paiements et les règlements sont exécutés pour les montants exacts et en temps opportun, et soutenus par une documentation complète;

Réponse de la direction

La direction a accepté les constatations de la vérification et elle a mis au point un plan d'action en vue de donner suite aux recommandations. Il est prévu que le plan d'action de la direction soit intégralement mis en œuvre d'ici septembre 2014.

Les résultats de la vérification et le plan d'action de la direction ont fait l'objet de discussions avec le directeur du CANAFE et le Comité de vérification des petits ministères. Le Bureau du contrôleur général assurera un suivi du plan d'action de la direction jusqu'à ce que des mesures aient été prises relativement à chaque constatation.

Annexe A : Politiques et directives prises en compte aux fins de la vérification

Politiques et directives prises en compte aux fins de la vérification
Politiques et directives prises en compte Évaluation de la conformité pour les opérations vérifiées
Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses Non respecté
Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière Respecté
Directive sur les cartes d'achat Respecté en partie
Directive sur les avances comptables Respecté en partie
Politique sur les marchés Respecté en partie
Directive du Conseil national mixte sur les voyages et Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage Respecté en partie
Directive sur la gestion des dépenses de voyage, d’accueil et de conférences Respecté en partie
Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye Respecté en partie
Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements Respecté en partie
Directive sur la vérification des comptes Respecté en partie

Légende des seuils de conformitéNote en bas de page 3
Évaluation Définition
Respecté Conformité dans une proportion d’au moins 98 %
Respecté en partie Conformité dans une proportion d’au moins 80 % mais de moins de 98 %
Non respecté Conformité dans une proportion inférieure à 80 %

Notes de bas de page

Retour à la note en bas de page 1 Se reporter à l'annexe pour une énumération complète des politiques et directives comprise dans la portée de la vérification.

Retour à la note en bas de page 2 Se reporter à l'annexe pour l'évaluation de la conformité du CANAFE aux domaines vérifiés.

Retour à la note en bas de page 3 Seuils de conformité des opérations prises en compte aux fins de la vérification

Date de modification :