Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux comptables

Juin 2017

La présente directive sur la tenue de documents s’applique aux comptables et aux cabinets d’expertise comptable assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

À titre de comptable ou de cabinet d’expertise comptable, vous devez respecter les exigences s’appliquant à la tenue de documents lorsque vous exercez l’une ou l’autre des activités suivantes ou donnez des instructions à l’égard de telles activités pour le compte d’une personne ou d’une entité (autre que votre employeur) :

Afin de satisfaire aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de façon à pouvoir les fournir à CANAFE dans les 30 jours suivant une demande. Les organismes d’application de la loi pourraient aussi vous présenter une telle demande de documents au moyen d’une ordonnance judiciaire en vue d’appuyer une enquête sur le blanchiment d’argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie de celui-ci) peut être conservé sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu que vous puissiez facilement en reproduire une copie papier.

Les employés qui sont chargés de tenir des documents pour vous ne sont plus tenus de les conserver au terme de leur emploi chez vous. Il en est de même pour les personnes avec qui vous avez établi un lien contractuel. Cela signifie qu’il vous appartient d’obtenir les documents de l’employé ou de l’entrepreneur avant la fin de son emploi chez vous ou de son contrat avec vous, selon le cas.

Il peut y avoir des situations où vous devrez conserver des documents pour des raisons autres que celles visant le respect de la Loi. Par exemple, en plus de tenir les documents prévus par la présente directive, il se peut que vous deviez conserver d’autres documents pour satisfaire aux exigences d’un organisme de réglementation fédéral ou provincial de votre secteur. Si c’est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que la période indiquée, mais elle ne peut pas être plus courte.

Veuillez noter qu’à titre de comptable ou de cabinet d’expertise comptable, vous devez satisfaire à d’autres exigences en matière de tenue de documents, en plus de celles décrites dans la présente directive. Ces autres exigences sont expliquées en détail dans les directives suivantes qui reposent sur le principe de « bien connaître son client » :

À titre de comptable ou de cabinet d’expertise comptable, vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations d’opération douteuse;
  2. Relevés d’opération importante en espèces;
  3. Relevés de réception de fonds;
  4. Documents sur les mesures raisonnables.

**Remarque : La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s’appliquant aux exigences en matière de tenue de documents.

**Remarque : Au moment de consigner la profession d’un client ou la nature de son entreprise principale, vous devez fournir autant de détails que possible dans le champ sur la profession afin de pouvoir déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d’une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d’hôtel » ou « gérant des ventes au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l’entreprise principale d’une entité. Par exemple, dans le cas d’une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes de produits pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l’entreprise principale de l’entité.

1. Déclarations d’opérations douteuses

Si vous soumettez une déclaration d’opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie, y compris si vous soumettez une déclaration de tentative d’opération douteuse.

Conservation : Vous devez conserver les DOD pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle vous l’avez transmise.

2. Relevés d’opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé pour toute opération importante en espèces. Une opération importante en espèces s’entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d’une seule opération. Une opération importante en espèces s’entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d’une période de 24 heures, lorsque vous savez qu’elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.

Lorsqu’un client effectue une opération importante en espèces, le relevé doit faire état de la réception d’un montant de 10 000 $ ou plus en espèces et des renseignements suivants :

Conservation : Vous devez conserver les relevés d’opération importante en espèces pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

3. Relevés de réception de fonds

Lorsque vous recevez des fonds (en espèces ou autres) d’un montant de 3 000 $ ou plus au cours d’une seule opération, vous devez consigner les renseignements suivants :

Si le relevé de réception des fonds est à propos d’un client qui est une personne morale, vous devez aussi conserver une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l’opération.

Il peut s’agir d’un certificat d’attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président ou le contrôleur.

Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant à l’opération et que ces changements étaient en vigueur au moment de l’opération, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document.

Conservation : Vous devez conserver les relevés de réception de fonds pour les opérations de 3 000 $ ou plus pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

4. Documents sur les mesures raisonnables

Le terme « mesure raisonnable » s’entend des activités que vous devez accomplir afin de respecter certaines obligations. La Loi et les règlements connexes énoncent clairement quand vous devez prendre des mesures raisonnables pour respecter une obligation en particulier.

À compter du 17 juin 2017, le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) aura été modifié pour tenir compte du fait que vous devez conserver un document sur les mesures raisonnables prises qui se sont avérées infructueuses. Une mesure raisonnable est infructueuse lorsque vous n’obtenez aucune réponse, par exemple un oui ou un non, et que vous n’êtes pas en mesure de tirer une conclusion ferme. Veuillez consulter la section 67.3 du Règlement pour chacune des activités pour lesquelles vous êtes tenu de conserver des documents lorsque les mesures prises se sont avérées infructueuses.

Lorsque les mesures raisonnables s’avèrent infructueuses, vous devez consigner les renseignements suivants :

Vous devez énumérer les mesures raisonnables à prendre dans vos politiques et procédures de conformité. Cela peut faire partie de votre document sur les mesures raisonnables qui ont été prises, mais qui se sont avérées infructueuses, ou vous pouvez tout simplement consigner, au cas par cas, la mesure prise dans chaque document de mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Par exemple, si vous demandez à un client s’il effectue l’opération importante en espèces pour le compte d’un tiers et qu’il refuse tout simplement de vous répondre - vous devez inscrire dans votre document que vous lui avez posé la question, la date à laquelle vous l’avez posée et le fait que le client a refusé de vous répondre par un oui ou un non.

Si vous prenez une mesure qui ne figure pas dans vos politiques et procédures, vous devez consigner les détails de la mesure prise dans votre document des mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les mesures raisonnables infructueuses pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

Exceptions s’appliquant aux exigences en matière de tenue de documents

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d’autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n’êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois, c’est-à-dire que si vous avez conservé les renseignements nécessaires et que vous pouvez les fournir pendant un examen de CANAFE, vous n’êtes pas tenu de créer un nouveau document pour respecter vos obligations.

Vous n’êtes pas tenu de conserver les relevés de réception de fonds si les fonds proviennent d’un organisme public ou d’une personne morale dont l’actif est très important. Cette exception s’applique également dans le cas d’une filiale de ce type d’entité, si les états financiers de la filiale et de l’organisme public ou de la personne morale dont l’actif est très important sont consolidés.

Vous n’êtes pas tenu de conserver un relevé d’opération importante en espèces si les fonds proviennent d’une entité financière ou d’un organisme public.

Vous n’êtes pas tenu de conserver un relevé de réception de fonds si les fonds proviennent d’une entité financière ou d’un organisme public.

Vous n’êtes pas tenu de conserver un relevé de réception de fonds si vous devez conserver un relevé d’opération importante en espèces pour la même opération.

Vous n’êtes pas tenu de conserver des documents lorsque vous exercez des activités comptables, par exemple dans le cadre d’une mission de vérification, d’examen ou de compilation.

Définitions

Accord de relation commerciale

Entente entre vous et une autre organisation en vertu de laquelle vous devez fournir l’un ou l’autre des services d’entreprise de services monétaires (ESM) suivants :

  • transferts de fonds;
  • opérations de change;
  • Mandats-poste, chèques de voyage ou autres titres semblables. (service agreement)
Agent de conformité

Personne à qui vous confiez la responsabilité de mettre en œuvre le programme de conformité. Pour être en mesure de s’acquitter de cette responsabilité efficacement, votre agent de conformité doit disposer du pouvoir et des ressources nécessaires. Votre agent de conformité doit rendre des comptes régulièrement au conseil d’administration, à la haute direction, au propriétaire ou chef des opérations, selon votre type d’entreprise. (compliance officer)

Cadre dirigeant

Un cadre dirigeant d’une organisation peut être l’une ou l’autre des personnes suivantes :

  • un administrateur qui est aussi un employé à temps plein;
  • le premier dirigeant, le directeur de l’exploitation, le président, le secrétaire, le trésorier, le contrôleur, le directeur financier, le comptable en chef, le vérificateur en chef ou l’actuaire en chef, ou toute personne exerçant des fonctions semblables;
  • un autre dirigeant relevant directement du conseil d’administration, du premier dirigeant ou du directeur de l’exploitation. (senior officer)
Compte financier

S’entend d’un compte de dépôt ou de prêt, y compris de carte de crédit, détenu par une entité financière, à l’exception d’un compte de placement, par exemple un compte de régime enregistré d’épargne-retraite (REER). (financial account)

Constituant

Personne ou entité qui établit une fiducie constatée par un écrit de déclaration de fiducie. Le constituant s’assure de confier à un fiduciaire la responsabilité juridique de la fiducie et que ce dernier obtienne un acte de fiducie qui explique la façon dont la fiducie sera utilisée au profit des bénéficiaires. Un constituant s’entend de toute personne ou entité qui contribue financièrement à la fiducie, que ce soit directement ou indirectement. (settlor)

Demande de précisions

Méthode utilisée pour communiquer avec vous lorsque nous avons besoin d’autres renseignements pour traiter votre formulaire d’inscription. En règle générale, la demande vous est envoyée par courriel. Si vous ne répondez pas à une demande de précisions, CANAFE peut, selon le cas, refuser ou révoquer votre inscription. (clarification request)

Document ou renseignement à jour

Document ou renseignement actualisé (données les plus récentes) et qui n’est pas expiré. (current)

Document ou renseignement valide

S’entend d’un document ou d’un renseignement qui semble légitime ou authentique et qui ne semble pas avoir été modifié ou d’un document dont les renseignements ne semblent pas avoir été raturés. Les renseignements doivent aussi être valides d’après l’émetteur qui a délivré le document. Par exemple, un passeport n’est pas valide s’il y a eu un changement de nom. Il n’est donc pas considéré comme étant valide pour les besoins de CANAFE. (valid)

Entité

S’entend d’une personne morale, d’une fiducie, d’une société de personnes ou d’un fonds, ou d’une association ou d’une organisation non dotée de la personnalité morale. (entity)

Entité du même groupe

Sont du même groupe les entités dont l’une est entièrement propriétaire de l’autre, celles qui sont entièrement la propriété de la même entité ou celles dont les états financiers sont consolidés. (affiliate)

Entité financière

S’entend d’une banque régie par la Loi sur les banques, d’une banque étrangère autorisée, au sens de l’article 2 de cette loi, dans l’exercice de ses activités au Canada, d’une coopérative de crédit, d’une caisse d’épargne et de crédit ou d’une caisse populaire régies par une loi provinciale, d’une association régie par la Loi sur les associations coopératives de crédit, d’une coopérative de services financiers, d’une centrale de caisses de crédit, d’une société régie par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt ou d’une société de fiducie ou de prêt régie par une loi provinciale. Y est assimilé tout ministère ou toute entité mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d’une province lorsqu’il exerce l’activité visée à l’article 45 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes. (financial entity)

Entreprise d’acquisition de cartes de crédit

Entité financière qui a conclu une entente avec un marchand afin de fournir les services suivants :

  • permettre au marchand d’accepter les paiements par carte de crédit des titulaires pour des biens et services, et recevoir les paiements pour les achats par carte de crédit;
  • assurer les services de traitement et de règlement des paiements et fournir l’équipement nécessaire aux points de vente (par exemple les terminaux d’ordinateur);
  • fournir d’autres services connexes au marchand. (credit card acquiring business)
Fiduciaire

Personne ou entité autorisée à détenir ou à administrer les biens d’une fiducie au profit d’un bénéficiaire. (trustee)

Fiducie

Mécanisme juridique en vertu duquel des biens sont administrés par une personne ou une entité (le fiduciaire) pour le compte d’une autre personne ou entité (le bénéficiaire). (trust)

Fiducie entre vifs

S’entend d’une fiducie qui n’est pas constituée par testament. Ce type de fiducie est établie du vivant de la personne pour le compte d’une autre personne, par exemple une fiducie établie par un parent à l’intention d’un enfant (aussi connue sous le nom de fiducie non testamentaire). Les biens qui y sont versés peuvent être transférés au bénéficiaire du vivant du constituant ou après son décès. (inter vivos trust)

Fiducie institutionnelle

S’entend d’une fiducie constituée par une personne morale, une société de personnes ou une autre entité à des fins commerciales données, y compris un régime de retraite constitué en fiducie, une fiducie principale regroupant l’actif de plusieurs régimes de retraite, une fiducie de régime de retraite complémentaire, une fiducie de fonds mutuels, une fiducie de fonds communs de placement, un régime enregistré d’épargne-retraite constitué en fiducie, une fiducie de fonds enregistré de revenu de retraite, une fiducie de régime enregistré d’épargne-études, un régime enregistré d’épargne-retraite collectif constitué en fiducie, une fiducie de régime de participation différée aux bénéfices, une fiducie de régime de participation des employés aux bénéfices, une fiducie de convention de retraite, une fiducie de régime d’épargne des employés, une fiducie de santé et de bien-être, une fiducie de régime de prestations de chômage, une fiducie d’actif de compagnies d’assurance étrangères, une fiducie d’actif de compagnies de réassurance étrangères, une fiducie de réassurances, une fiducie de placements immobiliers, une fiducie environnementale ainsi qu’une fiducie relative à des fonds de dotation, de fondations et d’organismes de bienfaisance enregistrés. (institutional trust)

Individu ou personne

S’entend d’un être humain. (individual or person)

Infraction de recyclage des produits de la criminalité

S’entend d’un acte perpétré dans l’intention de cacher de l’argent sale tiré d’activités criminelles ou de le convertir en de l’argent propre de sorte qu’il soit difficile d’en retracer l’origine. Les criminels cherchent toujours des façons de convertir, de camoufler ou de déplacer de l’argent pour qu’il soit difficile de remonter jusqu’à la source. L’argent sale peut provenir de différentes infractions, par exemple le trafic de stupéfiants, la corruption, la fraude, la falsification, le meurtre, le vol qualifié, la contrefaçon d’argent, la manipulation d’opérations boursières, l’évasion fiscale et la violation de droits d’auteurs. L’argent sale peut aussi provenir d’activités illégales commises à l’étranger. (money laundering offence)

Infraction de financement des activités terroristes

S’entend de la collecte ou du don de biens (par exemple de l’argent) tout en sachant qu’ils sont destinés à la perpétration d’activités terroristes. Cela comprend l’utilisation et la possession d’un bien quelconque pour faciliter la réalisation d’activités terroristes. Les fonds obtenus pour financer le terrorisme peuvent provenir de sources légitimes, par exemple de dons personnels, de profits d’une entreprise ou de dons reçus par un organisme de bienfaisance. En revanche, l’argent peut aussi provenir de sources criminelles, par exemple le trafic de drogues, la contrebande d’armes et d’autres marchandises, la fraude, les enlèvements et l’extorsion. (terrorist activity financing offence)

Jour ouvrable

Journée de la semaine, soit du lundi au vendredi inclusivement. Cela ne comprend pas les samedis, les dimanches ni les jours fériés. (working day)

Mandataire d’une entreprise de services monétaires

Personne ou organisation autorisée à agir pour le compte d’une entreprise de services monétaires (ESM). Il ne faut pas confondre un mandataire avec une succursale. Si vous êtes une ESM, un mandataire est une personne ou une organisation distincte à qui vous avez donné l’autorisation d’offrir vos services pour vous. Si vous avez recours à un ou plusieurs mandataires pour offrir vos services, vous devez fournir les renseignements au sujet de chacun d’entre eux sur votre formulaire d’inscription. Il vous appartient de tenir à jour les renseignements concernant votre mandataire sur votre formulaire d’inscription. Si vous êtes le mandataire d’une ESM, vous n’êtes pas tenu de vous inscrire auprès de CANAFE pour les services que vous fournissez au nom de cette ESM. (money service business agent)

Organisation

S’entend d’une entité, par exemple une personne morale, une fiducie, une société de personnes ou une association. Il ne s’agit pas d’une personne. (organization)

Organisme public
  1. de tout ministère ou mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d’une province;
  2. d’une administration métropolitaine, d’une ville, d’un village, d’un canton, d’un district, d’un comté ou d’une municipalité rurale constitué en personne morale ou d’un autre organisme municipal au Canada ainsi constitué, ou d’un mandataire de ceux-ci au Canada;
  3. de toute institution qui exploite un hôpital public et qui est désignée comme administration hospitalière par le ministre du Revenu national aux termes de la Loi sur la taxe d’accise, ou de tout mandataire de celle-ci. (public body)
Pénalité administrative pécuniaire (PAP)

Sanction civile pouvant être imposée par CANAFE à une entité déclarante qui ne respecte pas ses obligations en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et des règlements connexes. (administrative monetary penalities [AMPs])

Personne inscrite

S’entend d’une personne ou d’une entité, dont une personne morale, une fiducie, une société de personnes ou un fonds, ou d’une organisation ou d’une association non dotée de la personnalité morale, pour qui il existe des motifs raisonnables de croire :

  • qu’elle s’est livrée ou a tenté de se livrer à une activité terroriste, qu’elle y a participé ou l’a facilitée;
  • qu’elle est contrôlée directement ou non par une personne ou une entité exerçant l’une des activités ci-dessus ou qu’elle agit en son nom, sous sa direction ou en collaboration avec elle.

Une personne inscrite s’entend de toute personne dont le nom figure sur la liste publiée dans le Règlement d’application des résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme pris en vertu de la Loi sur les Nations Unies. Le site Web du Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) contient une liste de ces noms : http://www.osfi-bsif.gc.ca/fra/fi-if/amlc-clrpc/atf-fat/Pages/default.aspx. (listed person)

Personne morale dont l’actif est très important

Personne morale qui, d’après son dernier bilan vérifié, possède un actif net d’au moins 75 millions de dollars canadiens. Les actions de la personne morale doivent être cotées dans une bourse de valeurs au Canada ou dans une bourse de valeurs étrangère désignée par le ministre des Finances. La personne morale doit également exercer ses activités dans un pays membre du Groupe d’action financière (GAFI). (very large corporation)

Répondant

Il peut s’agir de l’une ou l’autre des personnes suivantes :

  • médecin, chiropraticien ou dentiste;
  • juge, magistrat ou avocat;
  • notaire (au Québec) ou notaire public;
  • optométriste ou pharmacien;
  • auditeur public accrédité ou un comptable professionnel agréé;
  • ingénieur (P. Eng. [dans une province autre que le Québec] ou ing. [au Québec]);
  • vétérinaire. (guarantor)
Source

S’entend de l’émetteur ou du fournisseur qui a délivré ou fourni les renseignements ou les documents permettant de vérifier l’identité d’un client. (source)

Source fiable

S’entend d’une source bien connue et de bonne réputation en laquelle vous avez confiance pour vérifier l’identité d’un client. (reliable)

Source indépendante

Aux fins de la vérification de l’identité d’un client, s’entend d’une source différente, c’est-à-dire que les renseignements proviennent d’un autre émetteur. (independant)

Succursale

Établissement qui fait partie de votre entreprise, mais qui est situé à un emplacement autre que celui de votre bureau principal. (branch)

SWIFT

(Réseau de la Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) : Coopérative du milieu bancaire international qui fournit des services de transmission sécurisée de messages financiers à l’échelle mondiale. (SWIFT)

Télévirement

S’entend de la transmission d’instructions pour un transfert de fonds à destination ou en provenance du Canada. Cela ne comprend pas la transmission d’instructions pour le transfert de fonds d’un endroit à l’autre au Canada. (electronic funds transfer [EFT])

Vérifier l’identité d’un client

Se reporter à certains renseignements ou documents pour identifier un client et veiller à ce que les renseignements fournis correspondent aux renseignements déjà connus au sujet d’un client. (verify client identity)

Version originale d’un document

S’entend d’un document papier ou électronique délivré directement au client par l’émetteur. (original)

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