Rapport annuel 2015-2016 sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Table des matières

Introduction

Le présent rapport au Parlement, préparé et déposé conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi »), décrit les activités du Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE) dans l'application de la Loi durant l'exercice financier 2015-2016.

La Loi a pour objet :

  • de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales;
  • d'établir des lignes directrices rigoureuses et de fixer des conditions pour la collecte, l'exactitude, l'utilisation, l'accès et la distribution, la conservation et l'élimination des renseignements personnels nécessaires à l'administration des programmes gouvernementaux;
  • d'offrir aux individus un droit d'accès aux renseignements personnels qui les concernent et le droit de demander que ces renseignements soient corrigés, ce qui favorise la transparence et la responsabilisation au sein des institutions gouvernementales.

Au sujet de CANAFE

À titre d'organisme du renseignement financier du Canada, CANAFE facilite la protection des Canadiennes et des Canadiens et de l'intégrité du système financier canadien grâce à la détection, à la prévention et à la dissuasion en matière de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme. Il remplit son mandat en effectuant les activités suivantes :

  • recueillir les déclarations d'opérations financières et les renseignements transmis volontairement sur le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme conformément à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et aux règlements connexes, tout en assurant la protection des renseignements personnels qu'il détient;
  • veiller à ce que les entités déclarantes respectent la Loi et les règlements connexes;
  • produire des renseignements financiers utiles aux enquêtes sur le blanchiment d'argent, le financement d'activités terroristes et les menaces pour la sécurité du Canada;
  • effectuer des recherches et analyser les données tirées d'un ensemble de sources qui permettent de déceler les tendances et les modes opératoires en matière de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes;
  • tenir un registre des entreprises de services monétaires au Canada;
  • accroître le degré de sensibilisation et de compréhension du public à l'égard des questions liées au blanchiment d'argent et au financement des activités terroristes.

Les renseignements financiers que produit CANAFE facilitent les enquêtes sur le blanchiment d'argent dans le contexte d'un ensemble d'enquêtes criminelles où l'origine des produits présumés de la criminalité est reliée à des infractions en matière de drogue, à des fraudes, à des évasions fiscales, à la corruption, au passage de clandestins et à d'autres infractions. Les renseignements financiers de CANAFE sont également utilisés par les responsables de l'élaboration de politiques et les décideurs pour évaluer les tendances et les comportements courants et émergents dans le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme ainsi que les répercussions qu'ils peuvent avoir sur la sécurité nationale et la politique générale du gouvernement.

Délégation de pouvoirs

En vertu du décret C.P. 2000-1066, le directeur de CANAFE a été désigné comme le responsable du Centre aux fins de l'application de la Loi et du programme de CANAFE sur la protection des renseignements personnels. Toutefois, en vertu de l'article 73 de la Loi, l'exercice des pouvoirs et des fonctions conférés au directeur en vertu de cette loi a été délégué au gestionnaire des Communications du Secteur de la gestion des services corporatifs. Certaines fonctions ont également été déléguées au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP).

Un exemplaire du décret de délégation du directeur est annexé au rapport.

Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l'AIPRP de CANAFE est une composante du Groupe des communications du Secteur de la gestion des services corporatifs de CANAFE. Il compte un coordonnateur de l'AIPRP, un conseiller principal en AIPRP et un conseiller en AIPRP.

Le Bureau de l'AIPRP est responsable de la coordination, de l'élaboration et de la mise en œuvre de politiques, de procédures et de lignes directrices afin d'assurer la conformité de CANAFE dans le cadre de la Loi, de la Loi sur l'accès à l'information et des politiques et des directives connexes du gouvernement. Le Bureau de l'AIPRP est principalement responsable du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi et des réponses à ces demandes (y compris des consultations auprès d'autres institutions), de l'offre de formation, de conseils et de lignes directrices aux employés, aux entrepreneurs et aux étudiants de CANAFE sur des questions liées à l'AIPRP.

Le coordonnateur de l'AIPRP a pour mandat de promouvoir et de faire observer la Loi et les règlements connexes, y compris les exigences relatives à la présentation de rapports au Parlement et aux politiques du gouvernement s'y rapportant. Le coordonnateur est chargé de superviser l'élaboration des procédures et des normes pour le traitement des demandes et d'un programme de sensibilisation visant à accroître la compréhension et les connaissances générales des principes s'appliquant à l'accès à l'information et à la gestion des demandes d'information au sein de CANAFE. Le coordonnateur est aussi responsable des communications et des consultations avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Commissariat à l'information du Canada, les ministères et organismes et le grand public canadien.

Les conseillers en AIPRP sont responsables de traiter les demandes d'accès à l'information présentées en vertu de la Loi, y compris les exigences de consultation, et de fournir de l'expertise et des conseils en la matière. Le conseiller principal en AIPRP est responsable, entre autres, de l'élaboration des procédures et des lignes directrices, de diriger les forums de réseautage des représentants de l'AIPRP et d'élaborer et de fournir un programme de sensibilisation et de formation.

CANAFE dispose d'un réseau de 25 représentants de l'AIPRP qui ont été désignés pour coordonner les demandes au sein de leurs secteurs de responsabilité respectifs, participer aux forums de réseautage et assurer la liaison avec le Bureau de l'AIPRP.

Le Bureau de l'AIPRP est aussi appuyé par les Services juridiques, qui lui prodiguent des conseils au besoin.

Activités et réalisations

Rendement

Au cours de l'exercice 2015-2016, CANAFE a enregistré une hausse de 33 % des demandes traitées en vertu de la Loi; en tout, 34 nouvelles demandes ont été reçues au cours de l'exercice, comparativement à 23 en 2014-2015. Jumelée à la hausse importante des demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information reçues durant le même exercice (60 %), il s'agit là d'une augmentation substantielle pour le programme d'AIPRP de CANAFE. L'augmentation de la charge de travail a été compensée par l'ajout d'une nouvelle ressource à temps plein (conseiller en AIPRP) qui a été mobilisée en 2015-2016 pour appuyer l'augmentation des activités de CANAFE en lien avec l'AIPRP.

Malgré la hausse des demandes et des efforts déployés, le taux de réponse de CANAFE pour toutes les demandes de communications de renseignements personnels a été de 100 %. Ce taux se compare favorablement à celui du taux moyen du gouvernement fédéral qui était de 82 % en 2014-2015.

Changements importants à l'organisation, aux programmes, aux opérations ou aux politiques

Dans le but de mieux harmoniser ses activités de programme afin d'être plus efficace dans la réalisation de son mandat opérationnel et prescrit par la loi, CANAFE a entrepris en 2015-2016 un certain nombre de changements organisationnels. Les programmes opérationnels de conformité et du renseignement du Centre ont été fusionnés dans le nouveau Secteur des opérations. De plus, la création du Secteur de la gestion des services corporatifs a permis de regrouper les secteurs suivants : Communications (y compris le Bureau de l'AIPRP), Gestion de l'information, Technologie de l'information, Sécurité, Finances et administration, ainsi que Planification et gestion des services corporatifs.

À la suite de ces changements, la structure de traitement des demandes liées à l'AIPRP a été modifiée pour assurer une couverture appropriée des responsabilités et des efficiences dans l'ensemble de CANAFE.

Mise en œuvre de nouvelles politiques, lignes directrices ou procédures en matière de protection des renseignements personnels

Rien à signaler.

Sensibilisation et formation

Le Code de conduite, de valeurs et d'éthique de CANAFE décrit spécifiquement les obligations juridiques des employés en matière de protection de l'information en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, et renvoie à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la Charte canadienne des droits et libertés, à la Loi sur l'accès à l'information ainsi qu'aux politiques de CANAFE en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de gestion de l'information. Le respect de ce code est une condition d'emploi pour chaque employé du Centre. Les activités de sensibilisation et de formation organisées par les employés de CANAFE durant l'exercice 2015-2016 ont servi à renforcer les obligations et les valeurs énoncées dans le Code et dans la législation.

Dans le cadre du mandat prescrit par la loi de CANAFE visant la protection des renseignements personnels, la sensibilisation des employés à leurs obligations en la matière est essentielle et est assurée grâce à de la formation opérationnelle et organisationnelle. En ce qui a trait au respect des obligations comprises dans la Loi et les instruments de politique connexes, CANAFE fait la promotion des exigences en matière de renseignements personnels et sensibilise les employés à l'AIPRP à l'aide de méthodes précises et ciblées, dont des rencontres individuelles, des produits d'apprentissage, des messages destinés à tout le personnel et le recours à des moyens de communication innovateurs. Il sensibilise aussi les employés par le truchement de séances de sensibilisation de groupe obligatoires tenue sur une base cyclique. Ces séances comprennent les activités mentionnées ci-après.

Les activités d'éducation et de formation ci-après ont eu lieu au cours de l'exercice 2015-2016 :

  • Le Bureau de l'AIPRP a fourni 17 séances de formation et de sensibilisation obligatoires sur l'AIPRP à un total de 339 employés, ce qui représente un taux de couverture de 95 %. La formation portait principalement sur les éléments suivants :
    • les responsabilités et les obligations légales des employés en vertu de la Loi;
    • les principes de l'aide aux demandeurs;
    • les définitions applicables, la délégation, les décisions d'exception et l'exercice du pouvoir discrétionnaire;
    • l'obligation de fournir rapidement des réponses complètes et exactes;
    • le processus de dépôt d'une plainte et son examen par les tribunaux;
    • les conséquences relatives à l'obstruction au droit d'accès;
    • la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et les obligations de CANAFE concernant les dix principes de protection, dont la gouvernance de la protection des renseignements personnels;
    • la définition des renseignements personnels;
    • l'autorisation légale sur l'utilisation, la collecte et la communication de renseignements personnels conformément aux articles 7 et 8 de la Loi;
    • la responsabilité et la gestion du risque liées aux renseignements personnels, y compris les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les activités connexes;
    • ce qui constitue une atteinte à la vie privée et les exigences en matière de rapports;
    • les conséquences d'une non-­conformité à la Loi.
  • Quatre employés ont participé à une séance de formation et de sensibilisation complète de trois jours sur l'AIPRP offerte par l'École de la fonction publique du Canada.
  • Un employé a terminé le cours de base en ligne sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée offert par l'Université de l'Alberta.
  • Des avis d'information concernant la protection de la vie privée et l'AIPRP ont été publiés chaque mois sur le site intranet de CANAFE. Ces avis comprenaient de l'information sur les exigences relatives à l'évaluation des risques liés à la protection de la vie privée, les conséquences de l'obstruction au droit d'accès à l'information, les responsabilités en matière de publication dans Info Source.
  • Des messages clés sur les principes de la protection de la vie privée sont compris dans la formation organisationnelle obligatoire ainsi que dans les séances de sensibilisation à la gestion de l'information de CANAFE auxquelles doivent assister tous les nouveaux employés (dont les entrepreneurs et les étudiants). Au cours de l'exercice, 12 séances organisationnelles générales ont été dispensées à 53 nouveaux employés, et 8 séances de sensibilisation à la gestion de l'information ont été fournies à 93 employés. Ces séances sensibilisent davantage les employés à leurs responsabilités en vertu de la Loi et traitent des obligations et des pratiques exemplaires s'appliquant à une gestion des renseignements personnels conforme à la Loi, à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et aux politiques de CANAFE relatives à la gestion de l'information, à la sécurité et à la protection de la vie privée.
  • Les programmes de conformité et du renseignement de CANAFE tiennent compte des concepts fondamentaux de l'AIPRP, des pratiques sur la protection de la vie privée et la protection des renseignements, lesquels sont intégrés aux composantes de chacun des modules. En 2015-2016, 25 nouveaux employés ont pris part au Programme de formation obligatoire des opérations du renseignement financier. Environ 100 employés du programme de conformité ont également eu l'occasion d'améliorer leurs connaissances sur la protection des renseignements personnels grâce à différents forums de formation des régions et de l'Administration centrale et au moyen de divers processus opérationnels intégrés (procédures et politiques institutionnelles).
  • Afin de promouvoir la protection de la vie privée et des renseignements personnels, le bureau de la Sécurité a donné 33 séances de sensibilisation spécialisées sur les risques de sécurité qui sont uniques au contexte de CANAFE à 164 participants au cours de l'exercice 2015-2016. De plus, 20 autres séances de sensibilisation obligatoires sur la sécurité ont été dispensées à un total de 99 employés, entrepreneurs et étudiants de CANAFE, nouveaux ou qui reviennent au travail. Ces séances présentaient aux participants un aperçu des sujets suivants :
    • l'importance de la sécurité compte tenu du mandat de CANAFE;
    • les rôles et les responsabilités des employés en matière de protection de l'information;
    • la classification, la transmission et le stockage de l'information;
    • le principe du besoin de savoir/communiquer;
    • les conséquences d'une communication non autorisée et d'une utilisation inappropriée de l'information.

Des forums trimestriels avec des membres du réseau des représentants de l'AIPRP ont été tenus en 2015-2016 afin de discuter des questions et des enjeux horizontaux et fonctionnels, et des tests juridiques pour invoquer des exceptions pour retenir des renseignements. Ces forums servent à accroître encore plus les connaissances et la sensibilisation des employés qui sont directement responsables de la coordination des réponses aux demandes d'AIPRP dans leur secteur. Ils permettent aussi aux membres de discuter des améliorations éventuelles au traitement des demandes d'AIPRP. En plus de participer à ces réunions, le Bureau de l'AIPRP contribue à sensibiliser les représentants de l'AIPRP ainsi que leurs collègues en offrant au quotidien des occasions d'échanger ainsi que de la formation contextuelle, de l'encadrement et des conseils propres aux fonctions. Ces activités ont été essentielles au succès du programme d'AIPRP de CANAFE, car elles favorisent la collaboration et permettent l'échange d'idées et de solutions sur la capacité de CANAFE à respecter ses exigences en matière de protection de la vie privée en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et de la Loi.

Rendement du programme et suivi

Le Bureau d'AIPRP de CANAFE utilise le logiciel de gestion de cas (AccessPro Suite) pour coordonner et faciliter le traitement des demandes, y compris surveiller le rendement, documenter les mesures et les décisions importantes, et s'assurer que les demandes sont traitées dans les délais prévus par la Loi.

Le coordonnateur de l'AIPRP de CANAFE fournit régulièrement des informations sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels aux membres du Comité de gestion du Secteur de la gestion des services corporatifs, du Comité des services corporatifs et du Comité exécutif de CANAFE afin de leur faire part des statistiques, des problèmes, du rendement et de la conformité dans ce domaine. Les problèmes liés aux politiques, aux cas de non-conformité et aux délais de traitement sont aussi abordés et réglés.

Aperçu statistique

Activités relatives aux demandes d'accès à des renseignements personnels

Au cours de la période visée, soit du 1er avril 2015 au 31 mars 2016, le Bureau de l'AIPRP a reçu 34 nouvelles demandes d'accès à des renseignements personnels, en plus de trois demandes en suspens reportées de l'exercice précédent. En 2015-2016, 34 demandes ont été traitées, et 3 demandes ont été reportées à l'exercice suivant.

Méthode de consultation

Tous les demandeurs ont reçu des copies papier des documents visés, car le nombre de pages de chaque document à communiquer était très peu élevé.

Règlement des demandes traitées

34 demandes ont été traitées par CANAFE en 2015-2016 :

  • Dans 7 cas, les demandeurs ont obtenu une communication complète des renseignements demandés.
  • Dans 2 cas, les demandeurs ont obtenu une communication partielle des renseignements demandés.
  • Dans 17 cas, CANAFE a répondu qu'il n'était pas en mesure de reconnaître l'existence de l'information.
  • Dans 4 cas, les demandeurs ont abandonné leur demande.
  • Dans 4 cas, il a été déterminé qu'aucun document visé par la demande n'existait dans les fonds de renseignements de CANAFE.

Délais de traitement et prorogations des délais

Toutes les demandes ont été traitées dans le délai de 30 jours prescrit par la Loi.

Exclusions et exceptions invoquées

Le Bureau de l'AIPRP a invoqué les exceptions suivantes en vertu de la Loi :

  • Article 22 (Respect de la loi et enquêtes) 17 fois        
  • Article 25 (Sécurité des individus) 18 fois        
  • Article 26 (Renseignements personnels concernant un autre individu) 19 fois

Aucune exclusion n'a été invoquée.

Autres demandes

CANAFE a répondu dans les délais prescrits à une demande officielle de consultation d'une autre institution gouvernementale concernant une demande qu'il a reçue en vertu de la Loi.

Le Centre a aussi été consulté à deux reprises par des organisations du secteur privé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et une fois par une organisation qui traitait une demande en vertu de la réglementation provinciale sur l'accès à l'information.

Dans les trois cas, CANAFE a répondu dans le délai prévu par l'organisation consultante.

Corrections et notations

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande de correction de renseignements personnels.

Plaintes et enquêtes

Rien à signaler.

Recours devant la Cour fédérale

Rien à signaler.

Atteintes à la vie privée

Rien à signaler.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Selon la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du gouvernement, CANAFE doit tenir compte des principes de protection de la vie privée lorsqu'il formule des propositions de programmes et de services qui ont des répercussions à cet égard, tout comme pendant leur conception, leur mise en œuvre et leur évolution. CANAFE détient actuellement des rapports d'EFVP de base pour tous ses programmes et services.

En 2015-2016, CANAFE n'a mis au point aucun nouveau rapport d'EFVP de base. Cependant, conformément à sa Politique de protection des renseignements personnels, CANAFE remplit périodiquement des listes de vérification des facteurs relatifs à la vie privée durant la phase de conception de tout projet s'accompagnant d'un changement à un programme ou d'un nouveau programme qui repose sur l'utilisation des renseignements personnels. En plus de ces listes de vérification, les spécialistes de la Sécurité, de la Gestion de l'information et de l'AIPRP de CANAFE participent à tous les projets nécessitant l'utilisation de renseignements personnels. Le Bureau de l'AIPRP fournit régulièrement à tous les employés des conseils et des lignes directrices afin de faire en sorte que CANAFE puisse assurer une gestion efficace de ses fonds de renseignements personnels dans le respect de la Loi.

Communication de renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi

Conformément à l'alinéa 8(2)m) de la Loi, une institution fédérale est autorisée à communiquer des renseignements personnels qui relèvent d'elle sans le consentement de la personne qu'ils concernent si la divulgation est d'intérêt public ou qu'elle profite manifestement à une personne. En 2015-2016, CANAFE n'a effectué aucune divulgation en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi.

Annexe A – Exemplaire du décret de délégation de pouvoir du directeur

Délégation de pouvoir – Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le directeur du Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada, assigne les désignations suivantes dans le but d'exercer les pouvoirs et de remplir les fonctions afférents au directeur du Centre en tant qu'administrateur général en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La désignation s'applique également aux personnes occupant les postes indiqués à titre intérimaire.

Section/Article Gestionnaire, Communications Coordonnateur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels

8(2)

Cas d'autorisation

Oui  

8(2)m)

Communication dans l'intérêt du public ou dans l'intérêt de l'individu

Oui  

8(5)

Avis de communication dans le cas de l'al. (2)m)

Oui  

9(1)

Relevé

Oui Oui

9(4)

Usages compatibles

Oui Oui

10

Renseignements personnels versés dans les fichiers de renseignements personnels

Oui Oui

14

Notification

Oui Oui

15

Prorogation du délai

Oui Oui

16(1)

Refus de communication

Oui Oui

16(2)

Dispense de divulgation de l'existence du document

Oui  

17

Exercice de l'accès

Oui Oui

17(3)b)

Communication sur support de substitution

Oui Oui

18(2)

Exceptions (fichiers inconsultables) – Autorisation de refuser

Oui Oui

19(1)

Exception – Renseignements personnels obtenus à titre confidentiel

Oui  

19(2)

Exception – Cas où la divulgation est autorisée

Oui  

20

Exception – Affaires fédéro-provinciales

Oui  

21

Exception – Affaires internationales et défense

Oui  

22

Exception – Enquêtes

Oui  

22.3

Exception – Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles

Oui  

23

Exception – Enquêtes de sécurité

Oui  

24

Exception – Individus condamnés pour une infraction

Oui  

25

Exception – Sécurité des individus

Oui  

26

Exception – Renseignements concernant un autre individu

Oui  

27

Exception – Secret professionnel des avocats

Oui  

28

Exception – Dossier médicaux

Oui  

33(2)

Enquêtes – Droit de présenter des observations

Oui  

35(4)

Enquêtes – Communication accordée

Oui Oui

51

Révision par la Cour fédérale – Affaires internationales et défense

Oui  

72

Rapports au Parlement

Oui  

Règlement Gestionnaire, Communications Coordonnateur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels

9

Des installations convenables et le temps prévu pour examiner des renseignements personnels

Oui Oui

11(2)

Avis que les corrections aux renseignements personnels ont été apportées

Oui Oui

11(4)

Avis que les corrections aux renseignements personnels ont été refusées

Oui Oui

13(1)

Communication de renseignements concernant l'état physique ou mental d'un individu

Oui Oui

Cette délégation entre en vigueur le 15 octobre 2012.

Fait à Ottawa, ce 29e jour d'octobre 2012.

Gérald Cossette
Directeur, Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada

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